Pivottabel øvelser: 15 opgaver med svar på rigtige salgsdata

En pivottabel lærer du ikke ved at læse om den. Du lærer den ved at trække felter rundt, få et forkert tal og finde ud af hvorfor. Her får du 15 opgaver på et års salgsdata fra en forhandler af kontorudstyr, fra den første total pr. region til datoer samlet i kvartaler, procent af total og filtre.

Under hver opgave kan du se svaret, hvordan felterne skal stå i pivottabellen, og en formel der giver det samme tal. Løs opgaven først, og kig bagefter. Er du helt ny i pivottabeller, så læs guiden til pivottabeller først, og kom tilbage når du har lavet den første.

Hent salgsdataene

Opgaverne bruger salgsdataene fra øvelsesdata til Excel, en gratis fil med 240 ordrer fra 2025. Filen har et ark med dataene og et ark med opgaverne og plads til dine svar. De samme opgaver står nedenfor med svar.

Hver ordre har et ordre-id, en dato, en region (Nord, Syd, Øst eller Vest), en sælger, et produkt, en kategori (Møbler, Elektronik eller Kontorartikler), en mængde, en stykpris og omsætningen. Det giver noget at gruppere efter, datoer at samle og tal at lægge sammen. Det er præcis hvad en pivottabel er god til.

Lav pivottabellen

1. Klik i en celle i dataene på arket Salg. Du behøver ikke markere det hele, for Excel finder selv området.
2. Vælg Indsæt, Pivottabel, og klik OK for at lægge pivottabellen på et nyt ark.
3. Til højre åbner ruden Pivottabelfelter med kolonnerne øverst og fire områder nederst: Filtre, Kolonner, Rækker og Værdier.
4. Træk et felt ned i et område for at bygge tabellen. Træk det ud igen for at fjerne det.

Du kan bruge den samme pivottabel til alle opgaverne. Ryd felterne mellem opgaverne, eller lav en ny pivottabel til hver hvis du vil kunne se dem igen. Husk at fjerne filtre fra den forrige opgave. Et glemt filter er den mest almindelige grund til et forkert tal.

Sådan læser du svarene

Hvert svar har tre dele. Tallet er det pivottabellen skal vise. Pivottabel fortæller hvilke felter der skal i hvilke områder, fx "Rækker: Region. Værdier: Sum af Omsætning." Formel er en formel der giver det samme tal direkte fra dataene. Den er der så du kan se præcis hvilke rækker der tæller med, og så du kan tjekke dine egne pivottabeller senere.

Pivottabellen viser ofte flere tal end opgaven spørger om. Spørger opgaven om region Syd, finder du rækken med Syd og læser tallet i den. Spørger den om to ting, fx skærme i region Nord, læser du tallet hvor rækken og kolonnen mødes.

Opgaverne

En opgave fra start til slut

Opgave 5 spørger hvor meget Jonas Bach solgte for i november. Sådan løser du den trin for trin:

1. Lav en ny pivottabel på dataene, eller ryd felterne i den du har.
2. Træk Sælger til Rækker. Du får otte rækker, én pr. sælger.
3. Træk Dato til Kolonner. Excel grupperer i kvartaler eller måneder. Står der kvartaler, så klik på plustegnet ved fjerde kvartal for at se månederne, eller højreklik og gruppér kun efter Måneder.
4. Træk Omsætning til Værdier. Tjek at der står "Sum af Omsætning".
5. Find rækken med Jonas Bach og kolonnen med november. Tallet hvor de mødes, er svaret.

Tjek hovedtotalen nederst til højre. Den skal være 2.008.750 når der ikke er noget filter. Er den mindre, er der et filter et sted, eller en del af dataene er ikke med i pivottabellens område.

Den samme opstilling svarer på mange andre spørgsmål på én gang: hvem der solgte mest i en given måned, hvilken måned der var bedst for hver sælger, og hvem der har en stille periode. Det er styrken ved en pivottabel. Én opstilling giver dig alle kombinationerne, og du læser bare den du har brug for.

Én total pr. gruppe

De fleste pivottabeller er en total pr. gruppe: omsætning pr. region, pr. kategori eller pr. sælger. Det er opgave 1, 2, 11 og 15. Træk gruppen til Rækker og tallet til Værdier. Excel lægger tallene sammen og skriver "Sum af Omsætning" over kolonnen.

Hovedtotalen nederst er summen af hele kolonnen. Den skal være den samme uanset hvilken gruppe du deler op efter, så den er et hurtigt tjek på at alle rækkerne er med. Omsætningen for hele året er 2.008.750, og det tal skal stå nederst i alle pivottabeller med Sum af Omsætning og intet filter.

Vil du se den største gruppe øverst, så højreklik på et tal, og vælg Sortér, Sortér fra største til mindste. Sorteringen bliver ved når du opdaterer pivottabellen.

Rækker og kolonner på én gang

Opgave 3 og 9 har to betingelser: et produkt og en region. Træk den ene til Rækker og den anden til Kolonner, så får du en krydstabel med en celle for hver kombination. Svaret står hvor rækken med produktet møder kolonnen med regionen.

Det er lige meget hvilket felt du lægger i rækkerne. Vælg det med flest værdier til rækkerne fordi en tabel der er høj, er nemmere at læse end en der er bred. Seks produkter i rækkerne og fire regioner i kolonnerne giver en tabel du kan se uden at rulle.

Den samme tabel med formler er en krydstabel med SUM.HVISER (SUMIFS) og blandede referencer. Prøv at bygge den i En krydstabel med blandede referencer, så ved du hvad pivottabellen gør for dig.

Datoer i måneder og kvartaler

Fem af opgaverne spørger om en periode: et kvartal, en måned eller et halvt år. Træk Dato til Rækker eller Kolonner. Nyere udgaver af Excel grupperer selv datoerne i år, kvartaler og måneder. Gør din ikke det, så højreklik på en dato i pivottabellen, vælg Gruppér, og markér Måneder og Kvartaler. Markér også År hvis dataene går over flere år, ellers bliver januar i to forskellige år lagt sammen.

Vil Excel ikke gruppere, er der mindst én dato i kolonnen der er tekst og ikke en rigtig dato. Det sker ikke i øvelsesfilen, men det sker tit med data fra andre systemer. Se hvordan du finder og retter den slags i guiden om datoer i Excel.

I formlerne bliver en periode til to betingelser på datoen: fra og med den første dag og før den første dag i næste periode. Andet kvartal er =SUM.HVISER(I2:I241;B2:B241;">="&DATO(2025;4;1);B2:B241;"<"&DATO(2025;7;1)). Pivottabellen gør det samme, bare uden at du skal skrive datoerne.

Antal i stedet for sum

Opgave 6 og 9 spørger hvor mange ordrer der er, ikke hvor meget de er værd. Træk Ordre-id til Værdier. Fordi ordre-id er et tal, lægger Excel numrene sammen, og det giver et stort tal der ikke betyder noget. Klik på feltet under Værdier, vælg Værdifeltindstillinger, og vælg Antal.

Du kan også trække et tekstfelt som Region til Værdier. Excel tæller altid tekst, så du får antallet med det samme. Det er det samme Excel gør hvis en talkolonne har tomme celler eller tekst i sig. Ser du "Antal af Omsætning" i stedet for "Sum af Omsætning", er der noget i kolonnen der ikke er et tal.

Gennemsnit

Opgave 7 og 13 spørger om et gennemsnit. Træk feltet til Værdier, og skift til Gennemsnit i Værdifeltindstillinger. Pivottabellen viser gennemsnittet med alle decimaler. Klik på Talformat i samme dialogboks for at vise færre, men husk at opgaven beder dig runde af, og at tallet bag formatet stadig har decimalerne.

Gennemsnittet i en pivottabel er gennemsnittet af de enkelte ordrer i gruppen, ikke af totalerne. Det er det samme som MIDDEL.HVIS (AVERAGEIF) giver med en formel.

Procent af total

Opgave 8 spørger om en andel. Lav en total pr. region, højreklik på et af tallene, og vælg Vis værdier som, % af hovedtotal. Hver region viser nu sin del af den samlede omsætning, og hovedtotalen viser 100 %. Vil du se både beløbet og andelen, så træk Omsætning til Værdier to gange, og vis kun den ene som procent.

% af kolonnetotal og % af rækketotal gør det samme i en krydstabel. Der ser du andelen inden for hver kolonne eller række. Mere om at regne med andele finder du i procentregning i Excel.

Filtre og udsnitsværktøjer

Opgave 14 spørger kun om ét produkt. Træk Produkt til Filtre, og vælg Headset i listen over pivottabellen. Alle tal i tabellen gælder nu kun headsets. Et filter er det samme som en ekstra betingelse i SUM.HVISER.

Et udsnitsværktøj er et filter med knapper. Klik i pivottabellen, og vælg Indsæt udsnitsværktøj under Pivottabelanalyse. Vælg Region, og du får en knap for hver region så du kan skifte med et klik. Til datoer findes en Tidslinje. Her trækker du i en bjælke for at vælge måneder eller kvartaler.

Udsnitsværktøjer gør det tydeligt hvad der er filtreret, og det er en stor fordel. Et filter i området Filtre er nemt at overse når du vender tilbage til pivottabellen dagen efter.

Forskellen mellem to grupper

Opgave 12 spørger hvor meget mere Vest har solgt end Øst. Du kan læse de to tal og trække dem fra hinanden, men pivottabellen kan også gøre det selv. Højreklik på et tal, vælg Vis værdier som, Forskel fra, og vælg Region som basisfelt og Øst som basiselement. Vest viser nu forskellen til Øst, og Øst selv står tom.

Samme indstilling med datoer som basisfelt viser ændringen fra måned til måned. Vælg % forskel fra for at få ændringen i procent.

Gør pivottabellen til at læse

Når tallene er rigtige, er der fire ting der gør en pivottabel meget nemmere at læse:

• Talformat. Pivottabellen viser 479850 uden tusindtalsseparator. Åbn Værdifeltindstillinger, klik på Talformat, og vælg tal med tusindtalsseparator og ingen decimaler. Formatet bliver ved feltet, også når du opdaterer.
• Kolonnenavne. "Sum af Omsætning" kan du skrive om direkte i cellen. Navnet må ikke være det samme som feltet, så skriv fx "Omsætning i alt".
• Tabelformat. Under Design, Rapportlayout kan du vælge Vis i tabelformat. Så står hvert felt i sin egen kolonne med en overskrift, i stedet for at alt er rykket ind under hinanden.
• Subtotaler. Med to felter i Rækker får du en subtotal for hver gruppe. Slå dem fra under Design, Subtotaler, hvis du kun vil se de enkelte tal.

Beregnede felter

Datasættet har mængde og omsætning, men ingen gennemsnitspris. Et beregnet felt laver en ny kolonne i pivottabellen ud fra de andre felter. Under Pivottabelanalyse vælger du Felter, elementer og sæt og derefter Beregnet felt. Kald feltet "Pris pr. stk.", og skriv formlen =Omsætning/Mængde, hvor du indsætter felterne fra listen.

Et beregnet felt regner på totalerne, ikke på de enkelte rækker. Med produkter i Rækker giver det præcis stykprisen, fordi alle ordrer på det samme produkt har den samme pris. Med regioner i Rækker giver det en gennemsnitspris vægtet efter mængde, og det er netop det du vil have.

Flere spørgsmål du kan stille dataene

Når du har løst de 15 opgaver, så prøv at stille dine egne spørgsmål. De her har ikke et facit her på siden, men du kan tjekke hvert svar med en formel:

• Hvilken måned havde den højeste omsætning, og hvilken havde den laveste?
• Hvilken sælger har solgt flest møbler, målt i mængde?
• Hvor stor en andel af hver regions omsætning kommer fra elektronik? Brug % af kolonnetotal med kategorier i rækker og regioner i kolonner.
• Hvilke tre produkter har den højeste omsætning? Brug Værdifiltre, Top 10 på feltet i Rækker, og skift 10 til 3.
• Hvordan har omsætningen udviklet sig fra kvartal til kvartal? Brug % forskel fra med det forrige kvartal som basiselement.
• Sælger regionerne de samme produkter, eller har hver region sin favorit?

Tjek pivottabellen med en formel

En pivottabel kan se rigtig ud og stadig være forkert fordi et filter eller et ekstra felt ændrer tallene uden at sige det. Tjek derfor ét tal med en formel. Omsætningen i region Syd er =SUM.HVIS(C2:C241;"Syd";I2:I241), og skærme i region Nord er =SUM.HVISER(G2:G241;E2:E241;"Skærm";C2:C241;"Nord"). Giver formlen og pivottabellen det samme, ved du at pivottabellen ser på de rigtige rækker.

Klikker du på en celle i en pivottabel mens du skriver en formel, laver Excel en HENTPIVOTDATA-formel (GETPIVOTDATA) i stedet for en almindelig cellereference. Den peger på tallet ud fra felternes navne, så den finder det rigtige tal selv om pivottabellen bliver omrokeret. Skriv cellereferencen selv hvis du vil kopiere formlen.

Typiske fejl

• Antal i stedet for sum. Kolonnen har tekst eller tomme celler, eller du har trukket et tekstfelt til Værdier. Skift i Værdifeltindstillinger.
• Et glemt filter. En opgave giver et for lille tal fordi filteret fra den forrige opgave stadig er sat. Ryd alle filtre mellem opgaverne.
• Pivottabellen er ikke opdateret. En pivottabel opdaterer ikke sig selv når dataene ændrer sig. Højreklik, og vælg Opdater, eller tryk Alt+F5.
• Nye rækker kommer ikke med. Tilføjer du rækker under dataene, ligger de uden for pivottabellens område. Gør dataene til en tabel med Ctrl+T før du laver pivottabellen, så vokser området med.
• Datoer der ikke vil grupperes. Mindst én celle i datokolonnen er tekst. Ret den, og opdater.
• Felter i den forkerte rækkefølge. Med to felter i Rækker er det det øverste der deler tabellen først. Byt om på dem hvis tabellen bliver svær at læse.

Når du har løst opgaverne

Prøv de samme spørgsmål på en ny måde. Lav et pivotdiagram af omsætningen pr. måned under Pivottabelanalyse, og se hvilket kvartal der skiller sig ud. Diagrammet følger filtrene og udsnitsværktøjerne, så du kan klikke dig gennem regionerne. Hvilken slags diagram der passer, kan du læse om i guiden til diagrammer i Excel.

Byg derefter en af pivottabellerne med formler: regionerne i en kolonne, SUM.HVIS ved siden af og en total nederst. Det tager længere tid, men du ved bagefter præcis hvad hver celle regner ud. Opgaverne om opsummeringstabeller nedenfor træner netop det, fra en total pr. region til en krydstabel med TÆL.HVISER (COUNTIFS).

Pivottabeller i Excel-test

Pivottabeller er med i de fleste Excel-test hos arbejdsgivere, ofte som "lav en oversigt over salget pr. region og kvartal" på en fil der ligner den her. Det der bliver bedømt, er sjældent selve pivottabellen, men om tallene er rigtige, og om du kan svare på spørgsmålet ud fra den. Øv derfor opgaverne her på tid, og læs svaret ud af pivottabellen uden at regne efter. Mere om hvad der bliver testet, står i guiden om Excel til jobsamtalen.

Pivottabeller i Google Sheets

Filen virker i Google Sheets, og opgaverne kan løses der også. Vælg Indsæt, Pivottabel, og byg tabellen i editoren til højre med de samme fire områder: rækker, kolonner, værdier og filtre. Du skifter mellem sum, antal og gennemsnit under "Opsummer efter", og datoer grupperer du ved at højreklikke på en dato i pivottabellen. Se de andre forskelle i Google Sheets eller Excel.

Kort sagt

En pivottabel er en total pr. gruppe som du bygger ved at trække felter. Læg gruppen i Rækker og tallet i Værdier. Brug Kolonner til en krydstabel, Gruppér til måneder og kvartaler, Værdifeltindstillinger til antal og gennemsnit, Vis værdier som til procent og forskelle, og Filtre eller et udsnitsværktøj til at se på én del af dataene. Tjek altid ét tal med en formel, ryd filtrene mellem opgaverne, og opdater når dataene ændrer sig.

Vil du kunne bygge de samme tabeller med formler, så prøv opgaverne om opsummeringstabeller nedenfor. Den første er gratis, og de retter dit svar med det samme.