Excel til jobsamtalen: hvad bliver du testet i, og hvordan forbereder du dig?

Du skal til jobsamtale, og i stillingsopslaget står der "gode Excel-kompetencer". Måske har rekrutteringsfirmaet allerede sendt dig et link til en test. Denne guide handler om netop den situation: hvad arbejdsgivere faktisk tester, de formler og færdigheder, der går igen, hvordan et ur, der tæller ned, ændrer den måde, du skal arbejde på, og en plan på to uger, så du er klar.

Guiden er skrevet til dig, der søger job inden for kontor, administration, økonomi, salgssupport eller som junioranalytiker, for det er dér, Excel-test er mest udbredte. Banker, revisionshuse, større virksomheder og mange offentlige arbejdspladser bruger dem. Søger du en stilling med tung finansiel modellering, gælder alt her stadig, men du skal kunne mere oveni.

Hvorfor tester arbejdsgivere overhovedet Excel?

Der kan stå hvad som helst på et CV. "Erfaren Excel-bruger" betyder noget forskelligt for hver person, der skriver det, og de fleste ledere har prøvet at ansætte en, der viste sig at mene "jeg kan gøre en kolonne bredere". En kort test er den billigste måde at finde ud af det på før første arbejdsdag.

Arbejdsgiverne leder ikke efter smarte tricks. De vil vide tre ting:

1. Kan du få et rigtigt svar ud af data? En total for én region, antallet af ordrer over en grænse, prisen på en vare fra en liste.
2. Kan du gøre det uden at ødelægge regnearket? Formler, der stadig virker, når de kopieres ned, områder, der dækker alle rækkerne, og ingen tal skrevet hen over formler.
3. Kan du gøre det i et normalt arbejdstempo? Ingen forventer, at du er den hurtigste i huset, men en opgave, en kollega klarer på et minut, bør ikke tage dig tyve.

Hold de tre ting for øje. Næsten alle spørgsmål i alle Excel-test tjekker én af dem.

Hvordan ser testene ud?

Der findes ikke én bestemt "Excel-test". Arbejdsgivere bruger en håndfuld testplatforme, og rekrutteringsbureauer har ofte deres egne. Formaterne falder i tre grupper, og mange test blander dem.

Paratvidensspørgsmål

Multiple choice: "Hvilken funktion tæller antallet af celler, der ikke er tomme?" eller "Hvad gør $ i $A$1?". Nogle viser et skærmbillede af et regneark og spørger, hvad en formel vil returnere. De tester, om du kender begreberne. De er hurtige at svare på, hvis du gør, og umulige at regne ud, hvis du ikke gør.

Simulerede opgaver

Du får et regneark i browseren og en opgave som "Beregn det samlede salg for region Nord i C12", og så skriver du formlen. Testen tjekker resultatet og nogle gange også, hvordan du nåede frem til det. Et indtastet tal, der tilfældigvis er rigtigt, bliver ofte underkendt, fordi testen ændrer data bag kulisserne eller tjekker, at cellen indeholder en formel. Det er det format, ExcelOpgavers opgaver bruger, og det format, der oftest overrasker folk, fordi det ligger tættest på rigtigt arbejde.

Opgaver i en projektmappe

Du downloader en projektmappe eller åbner en i browseren og arbejder dig gennem en liste af opgaver: ryd op i en kolonne med navne, lav en opsummeringstabel, tilføj et opslag, lav et diagram. Tidsgrænsen er som regel længere, 30 til 60 minutter, og besvarelsen bliver rettet bagefter. Den slags er almindelig hos revisionshuse og i økonomiafdelinger.

Ved du, hvilken platform arbejdsgiveren bruger, så øv dig i netop det format. Vores sider om testforberedelse dækker de mest udbredte, blandt andre Indeeds Excel-test, Kenexas Prove It-test og SHL. Vi har ingen forbindelse til nogen af dem. Siderne beskriver formaterne i generelle træk og giver dig test på tid af samme slags.

Færdighederne, der går igen

På tværs af platformene dukker de samme færdigheder op, nogenlunde i samme sværhedsrækkefølge. Brug listen som tjekliste. Kan du alt under "grundlæggende" og "mellemniveau" uden at slå noget op, består du de fleste test til de fleste kontorjob.

Grundlæggende

• SUM, MIDDEL, MIN, MAKS og TÆL på et område, skrevet som =SUM(B2:B10) og ikke som =B2+B3+B4. SUM er det første, næsten alle test spørger om.
• Cellereferencer, og hvad der sker med dem, når du kopierer en formel. En formel i C2, der hedder =A2*B2, bliver til =A3*B3 i C3. Det er relative referencer, og det er dem, der gør det muligt at kopiere en formel ned.
• Sortering og filtrering af en tabel efter én eller to kolonner, uden at du kommer til at sortere én kolonne for sig og blande rækkerne sammen.
• Grundlæggende formatering: talformater, procenter, datoer, kolonnebredder og at fryse den øverste række.
• Simpel regning med de rigtige regneregler: =B2*(1+C2) er ikke det samme som =B2*1+C2.

Mellemniveau

• HVIS, alene og sammen med OG og ELLER: "Ja, hvis salget er mindst 1.000, og vurderingen er mindst 4,5".
• SUM.HVIS, TÆL.HVIS og MIDDEL.HVIS: en total, et antal eller et gennemsnit for én gruppe.
• SUM.HVISER og TÆL.HVISER: det samme med to eller flere betingelser, også "mellem to tal".
• En opslagsfunktion: LOPSLAG, XOPSLAG eller INDEKS med SAMMENLIGN. Opslag er det mest almindelige spørgsmål på mellemniveau.
• Absolutte referencer med $: en formel, der altid peger på en momssats i E1, uanset hvor langt du kopierer den.
• Tekstfunktioner: FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE, VENSTRE, HØJRE og at sætte tekst sammen med &.

Avanceret

• INDEKS og SAMMENLIGN, også opslag mod venstre.
• Indlejret HVIS eller HVISER med tre eller flere udfald, for eksempel karakterintervaller.
• HVIS.FEJL omkring et opslag, så en manglende værdi viser "Ukendt" i stedet for #I/T.
• Pivottabeller: at oprette en, gruppere efter et felt og vise summer og antal. Vores guide til pivottabeller forklarer, hvad de beregner.
• Datofunktioner: SLUT.PÅ.MÅNED, EDATO, ANTAL.ARBEJDSDAGE og DATO.FORSKEL.
• Betinget formatering og datavalidering (rullelister).

De fleste test til stillinger, der ikke er specialiserede, stopper ved mellemniveauet, med et eller to avancerede spørgsmål, der skiller de stærke kandidater fra de gode.

Fem opgaver, du bør kunne løse på to minutter

Her er fem opgaver, som i én eller anden form optræder i næsten alle simulerede test. Du bør kunne læse opgaven, skrive formlen og tjekke resultatet på under to minutter for hver af dem. Tager en af dem længere tid, er det dér, du skal begynde at øve dig.

1. En total for én kategori

"Hvad er det samlede salg for region Nord?" Det er SUM.HVIS: området, der skal tjekkes, betingelsen og området, der skal lægges sammen.

Rækkefølgen af argumenterne driller, når man er presset. SUM.HVIS er tjek dette område, for dette, læg det her sammen: =SUM.HVIS(A2:A6;"Nord";B2:B6). SUM.HVISER, der har flere betingelser, sætter i stedet sumområdet først. Lær begge rækkefølger, for testene elsker at spørge om den ene lige efter den anden. Øv dig med SUM.HVIS med et tekstkriterium og derefter SUM.HVISER med to betingelser.

En hyppig variant har betingelsen i en celle i stedet for i formlen, så du skriver =SUM.HVIS(A2:A6;D2;B2:B6). Det er også bedre praksis, fordi den, der læser dit regneark, kan ændre D2 og se den nye total.

2. Slå en værdi op i en liste

"Find prisen på varen i D1." Alle opslagsfunktioner kan bruges, medmindre opgaven nævner en bestemt.

Med XOPSLAG angiver du værdien, du leder efter, kolonnen, der skal søges i, og kolonnen, der skal returneres. Med LOPSLAG angiver du værdien, hele tabellen, nummeret på kolonnen, der skal returneres, og FALSK for et eksakt match: =LOPSLAG(D1;A2:B5;2;FALSK). At glemme FALSK er den klassiske fejl med LOPSLAG. Uden den går LOPSLAG ud fra, at listen er sorteret, og kan returnere en forkert pris uden nogen fejlmeddelelse. Vores guide til LOPSLAG, XOPSLAG og INDEKS SAMMENLIGN gennemgår forskellene i detaljer.

3. Et ja eller nej ud fra to betingelser

"Markér medarbejderen til bonus, hvis salget er mindst 1.000, og kundevurderingen er mindst 4,5."

Tricket er at sætte betingelserne ind i OG og OG ind i HVIS i stedet for at prøve at skrive B2>=1000 OG C2>=4,5, sådan som man ville sige det. Læs opgaven to gange, og kig efter de ord, der bestemmer sammenligningen: "mindst" er >=, "mere end" er >, "højst" er <=. En forkert sammenligning er den mest almindelige grund til, at en HVIS, der ser rigtig ud, bliver underkendt. Øv det i to betingelser med OG.

4. Tæl værdier mellem to tal

"Hvor mange ansøgere er mellem 18 og 30 år?" Med TÆL.HVISER kan du bruge det samme område to gange med hver sin betingelse.

Læg mærke til, at begge grænser er med her: Både 18 og 30 tæller. Stod der "over 18 og under 30", ville du skrive ">18" og "<30". Opgaven Tæl mellem to tal med TÆL.HVISER træner præcis det.

5. En formel, der tåler at blive kopieret ned

"Beregn prisen inklusive moms for alle varer med satsen i E1." Det er i virkeligheden en test af absolutte referencer.

Skriver du =B2*(1+E1) og kopierer den ned, står der =B3*(1+E2) i næste række, og E2 er tom, så alle rækker efter den første giver nettoprisen. Sæt dollartegnene på, enten ved at skrive dem eller ved at trykke F4 lige efter, du har klikket på E1, så bliver referencen stående. Testene tjekker det med vilje, ofte ved at bede dig kopiere formlen til resten af kolonnen og så rette hver eneste række. Opgaven med krydstabellen tager det et skridt videre med blandede referencer som $E3 og F$2.

Hvad tidspresset ændrer

At kunne formlerne er halvdelen. Den anden halvdel er at arbejde godt, mens uret tæller ned, og det er en anden færdighed end at arbejde godt ved sit skrivebord.

Læs hele opgaven, før du skriver. Testene gemmer ofte en detalje i den sidste sætning: "afrund til to decimaler", "returnér 0, hvis der ikke er noget match", "brug en cellereference til betingelsen". En formel, der overser den detalje, bliver underkendt, selv om resten er perfekt.

Spring over, og kom tilbage. De fleste test giver lige mange point for alle spørgsmål. Et svært spørgsmål med INDEKS og SAMMENLIGN er præcis lige så meget værd som en nem SUM, så brug ikke seks minutter på det, mens tre nemme spørgsmål venter. Kan du bevæge dig frem og tilbage mellem spørgsmålene, så tag en første runde med alt, du kan svare hurtigt på, og gå så tilbage.

Tjek resultatet, ikke kun formlen. Kig på tallet, før du går videre. Er totalen for én region mindre end hovedtotalen? Ligger gennemsnittet mellem den mindste og den største værdi? Er antallet et helt tal? Ti sekunders kontrol fanger de fleste fejl i områder og betingelser.

Brug tastaturet. Hver tur til musen koster et par sekunder, og i en test på 25 minutter med 20 spørgsmål løber de sekunder op. Næste afsnit viser de genveje, der er værd at kunne.

Kæmp ikke med simulatoren. Browserbaserede simulatorer understøtter ikke altid alle de funktioner og genveje, din egen Excel gør. Virker noget ikke, så prøv den enkle udgave (LOPSLAG i stedet for XOPSLAG, skriv området i stedet for at markere det) i stedet for at gå ud fra, at du har gjort noget forkert. Og husk, at en dansk test kan bruge danske funktionsnavne og semikolon mellem argumenterne, mens en engelsk test bruger komma.

Genveje, der sparer tid i en test

Du har ikke brug for hundredvis af genveje. Disse giver mest i en test på tid, og de virker alle i vores regneark, så du kan træne dem:

• F2 til at redigere den aktive celle uden at skrive den forfra, og Esc til at fortryde indtastningen.
• Ctrl+pil til at hoppe til kanten af dine data, og Ctrl+Shift+pil til at markere til kanten. De erstatter langsom trækken med musen ned over lange kolonner.
• Ctrl+D til at udfylde nedad med formlen fra cellen ovenover, og Ctrl+R til at udfylde til højre.
• F4 mens du redigerer, til at skifte mellem absolutte og relative referencer på referencen ved markøren.
• Alt+= (Cmd+Shift+T på Mac) til Autosum.
• Ctrl+Z til at fortryde, som du får brug for oftere, end du tror.

Speedrunnet med genveje sætter dem op mod uret, og det er god træning i følelsen af at sidde til en test på tid.

Fejl, der koster point

De her fejl kommer fra en masse rettede besvarelser. Hver af dem er nem at undgå, når du ved, at du skal kigge efter den.

• At skrive svaret i stedet for en formel. Står der "beregn" i opgaven, skal cellen indeholde en formel. Mange test ændrer data og regner forfra, og så falder et indtastet tal igennem.
• Områder, der mangler en række. =SUM(B2:B9), når data går til række 10. Markér områder med Ctrl+Shift+pil ned i stedet for at gætte, hvor data slutter.
• Argumenter i forkert rækkefølge. SUM.HVIS har sumområdet til sidst, SUM.HVISER har det først. LOPSLAG tæller kolonner fra tabellens venstre kant, ikke fra kolonne A.
• Tekst, der ligner et match, men ikke er det. "Nord " med et mellemrum til sidst er ikke "Nord". Returnerer et opslag eller en SUM.HVIS 0 eller #I/T for en værdi, du kan se, så tænk mellemrum, og brug FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE.
• Manglende anførselstegn. Tekst og betingelser med operatorer skal i anførselstegn: "Nord", ">=1000". Cellereferencer skal ikke: D2, ikke "D2".
• At afrunde for tidligt. Afrund én gang, til sidst, med AFRUND, medmindre opgaven siger, at hvert trin skal afrundes. At formatere en celle til at vise to decimaler er ikke det samme som at afrunde værdien.
• At skrive en værdi ind i formlen, når den står i en celle. Står momssatsen i E1, så brug E1. At skrive 0,25 direkte i formlen virker i dag og fejler, så snart testen ændrer E1.

En plan på to uger

To uger med en halv time om dagen er nok til, at de fleste kan gå fra "jeg bruger Excel en gang imellem" til at bestå en test på mellemniveau med god margin. Har du mindre tid, så pres planen sammen, men hold rækkefølgen.

Dag 1 til 3: det grundlæggende, hurtigt. Løs emnerne SUM, MIDDEL og TÆL, indtil du kan klare alle opgaverne uden hints. Lær de seks genveje ovenfor. Målet her er fart, ikke ny viden.

Dag 4 til 6: betingelser. HVIS, OG og ELLER og derefter TÆL.HVIS og SUM.HVIS. Læg mærke til operatorerne i anførselstegn og rækkefølgen af argumenterne.

Dag 7 til 9: opslag. Lær LOPSLAG ordentligt, også FALSK til sidst, og derefter XOPSLAG og INDEKS og SAMMENLIGN. Pak et af dem ind i HVIS.FEJL.

Dag 10 og 11: flere betingelser og opsummeringstabeller. SUM.HVISER, TÆL.HVISER og emnet opsummeringstabeller, som også er den bedste træning i absolutte og blandede referencer.

Dag 12: en hel prøvetest. Tag Excel-testen til jobsamtalen under rigtige forhold: uret kører, ingen hjælp, telefonen væk. Skriv alle de spørgsmål ned, du missede eller gættede på.

Dag 13: luk hullerne. Gå tilbage til opgaverne bag de spørgsmål, du missede. Resultatsiden linker hvert misset spørgsmål til den opgave, der lærer dig det.

Dag 14: en ny prøvetest, og så hvile. Tag en anden test på tid, gerne i det format, arbejdsgiveren bruger. Og stop så. At terpe aftenen før gør mere skade end gavn.

Når Excel kommer op til selve samtalen

Nogle arbejdsgivere dropper onlinetesten og spørger til Excel ansigt til ansigt, eller de gør begge dele. Regn med spørgsmål som disse, og forbered et kort og konkret svar på hvert:

• "Fortæl om et regneark, du har lavet eller forbedret." Vælg ét ægte eksempel. Sig, hvad problemet var, hvad du byggede (en opsummeringstabel, et opslag, der erstattede manuel kopiering, en månedsrapport), og hvad det sparede. Tal hjælper: "det tog månedsrapporten ned fra en dag til en time".
• "Hvordan finder du dubletter i en liste?" Betinget formatering af dubletværdier, TÆL.HVIS større end 1 i en hjælpekolonne eller Fjern dubletter, hvis de skal væk.
• "Hvad er forskellen på LOPSLAG og XOPSLAG?" XOPSLAG kan slå op mod venstre, bruger eksakt match som standard og har en indbygget værdi for "ikke fundet". LOPSLAG kræver, at nøglen står i første kolonne, og at du angiver et kolonnenummer.
• "Hvordan tjekker du, at dine tal er rigtige?" Totaler, der stemmer med kilden, en anden metode til samme tal (en total med SUM.HVIS over for en pivottabel) og stikprøver af nogle få rækker i hånden.
• "Hvad bruger man en pivottabel til?" Til at opsummere en lang tabel efter et eller to felter, for eksempel salg pr. region og måned, uden at skrive formler.

Ærlighed virker bedre end at bluffe. "Jeg har ikke brugt Power Query, men jeg har lavet den samme oprydning med FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE og tekstfunktioner, og jeg lærer hurtigt nye værktøjer" er et godt svar. At påstå, at man kan noget, og så falde igennem på opfølgningsspørgsmålet, er det ikke.

Kort fortalt

Excel-test tjekker, om du kan få rigtige svar ud af data, uden at ødelægge regnearket og i et normalt arbejdstempo. De samme færdigheder går igen på tværs af platformene: SUM og de andre grundfunktioner, HVIS med OG og ELLER, SUM.HVIS og TÆL.HVIS med en eller flere betingelser, en opslagsfunktion og absolutte referencer. Når uret kører, så læs hele opgaven, spring det langsomme over, tjek hvert resultat, og hold hænderne på tastaturet.

Og øv dig så, for at læse om formler er ikke det samme som at skrive dem med et ur, der tæller ned. Opgaverne og testene nedenfor står i den rækkefølge, guiden bruger dem, og hvert svar bliver rettet, i samme øjeblik du trykker Enter.