Lær Excel: en øveplan fra din første formel til jobniveau

De fleste lærer Excel på den hårde måde: en deadline, et regneark, som en anden har bygget, og en masse søgninger efter "hvordan lægger man kun nogle af rækkerne sammen". Det virker til sidst, men det efterlader huller. Du ender med at kunne de tre funktioner, dit gamle job brugte, og intet imellem dem.

Denne guide giver dig en bedre rækkefølge. Den deler Excel op i trin og fortæller, hvad du skal lære på hvert trin, hvor lang tid det typisk tager, og hvordan du ved, at du er klar til at gå videre. Det er den samme rækkefølge, vores opgaver følger, så hvert trin linker til øvelser, du kan lave i browseren med det samme.

Hvorfor rækkefølgen betyder noget

Excel er ikke en liste med 500 funktioner, du skal lære udenad. Det er et lille antal idéer, som alt det andet bygger på. Lærer du dem i den rigtige rækkefølge, er hver ny funktion en variation af noget, du allerede kan. Lærer du dem i tilfældig rækkefølge, føles hver funktion som et nyt trick.

Tre idéer bærer det meste af vægten:

1. En formel er en beregning, der henviser til celler, ikke til tal. =B2*C2 bliver ved med at virke, når antallet i B2 ændrer sig. Det gør =4*25 ikke.
2. Referencer flytter sig, når du kopierer en formel, medmindre du beder dem lade være med $. Det er det, der gør, at én formel kan udfylde en hel kolonne.
3. Områder og betingelser: De fleste nyttige funktioner tager et område (B2:B100) og ofte en betingelse ("Nord", ">1000"). Når du forstår SUM.HVIS, forstår du også TÆL.HVIS, MIDDEL.HVIS og SUM.HVISER.

Alle trinene nedenfor læner sig op ad de tre. Føles noget senere forvirrende, er det som regel én af dem, der ikke er faldet helt på plads endnu.

Trin 1: regnearket (en time eller to)

Før du skriver formler, skal du være tryg ved selve arket. Du skal vide:

• Hvad en celle, en række, en kolonne og et område er, og hvordan celler navngives (B3 er kolonne B, række 3).
• Hvordan du markerer et område med musen og med Shift+piletasterne.
• Hvordan du skriver og retter tekst og tal, og forskellen på Enter (gå ned), Tab (gå til højre) og Esc (fortryd indtastningen).
• At tekst stilles til venstre og tal til højre som standard, hvilket er en hurtig måde at opdage et tal, der er gemt som tekst.

Vores emne Regnearket under Kom i gang gennemgår det i korte, guidede trin. Det er gratis og tager omkring ti minutter. Start med celler, rækker og kolonner, også selv om du tror, du kan det. De vaner med tastaturet, du får dér, betaler sig senere.

Trin 2: de første formler (en eftermiddag)

Alle formler starter med =. Derefter kan du bruge cellereferencer, tal og regnetegnene +, -, * og /.

• Læg to celler sammen: =B2+B3.
• Gang antal med pris: =B2*C2.
• Klik celler ind i en formel i stedet for at skrive referencerne, så undgår du tastefejl.

Byg to vaner op allerede nu. For det første: Skriv aldrig et tal ind i en formel, hvis det allerede står i en celle. For det andet: Når du har skrevet en formel, så ret i en af de celler, den bruger, og se resultatet ændre sig. Det øjeblik, hvor du ser arket regne forfra, er der, hvor formler begynder at give mening.

Trin 3: de grundlæggende funktioner (et par dage)

Funktioner er formler med et navn, der tager argumenter i parentes. De første, du skal lære, opsummerer alle et område:

• SUM lægger et område sammen. Øv dig i at lægge en kolonne sammen, derefter et område med flere kolonner og to adskilte områder.
• MIDDEL giver gennemsnittet og ignorerer stille og roligt tomme celler.
• MIN og MAKS giver den mindste og den største værdi.
• TÆL tæller tal, og TÆLV tæller alt, der ikke er tomt.

Det med MIDDEL er værd at se én gang:

En tom celle springes over, men en celle med 0 tæller som et resultat på 0. Skal et manglende resultat tælle som nul, så skriv 0. Skal det slet ikke tælle med, så lad cellen være tom. Opgaven MIDDEL springer tomme celler over viser det med rigtige tal.

Tag også AFRUND med på dette trin. =AFRUND(B2*1,25;2) afrunder en pris til to decimaler. At formatere en celle til at vise to decimaler ændrer kun det, du ser; AFRUND ændrer selve værdien. Øv det i afrund en pris til to decimaler.

Du er klar til at gå videre, når du kan lægge sammen, finde gennemsnittet og tælle i en kolonne uden at slå noget op, og når du skriver området i stedet for at klikke på hver celle.

Trin 4: kopiering af formler og dollartegnet (en dag)

Dette trin er kort, men det er det, de fleste selvlærte springer over, og det er skyld i flere ødelagte regneark end noget andet.

Når du kopierer en formel ned, flytter Excel alle referencer én række. =B2*C2 i række 2 bliver til =B3*C3 i række 3. Det er næsten altid det, du vil have. Undtagelsen er en reference til én fast celle, for eksempel en momssats eller en valutakurs. Sæt et $ foran kolonnebogstavet og rækkenummeret, $E$1, så bliver referencen stående, uanset hvor langt du kopierer.

Lær tastaturet til det med det samme: Ctrl+D til at udfylde nedad og F4 til at skifte dollartegnene, mens du redigerer. Opgaven udfyld en formel nedad og til højre træner begge dele.

Trin 5: logik med HVIS (et par dage)

Med HVIS kan en formel træffe en beslutning. Den tager en test, en værdi, hvis testen er sand, og en værdi, hvis den er falsk: =HVIS(B2>=50;"Bestået";"Ikke bestået").

Start med bestået eller ikke bestået, og returnér så en beregning i stedet for tekst i beregn en bonus. Har du brug for mere end to udfald, så sæt en HVIS ind i en anden:

Indlejrede HVIS læses udefra og ind, og den første sande test vinder. Derfor står det højeste interval først. Opgaven tre udfald med indlejret HVIS spørger om præcis det. Når det giver mening, så lær OG og ELLER til kombinerede test og HVISER til lange kæder, som er lettere at læse end tre lag parenteser.

Du er klar til at gå videre, når du kan skrive en HVIS med en sammenligning, tekst i anførselstegn og en beregning, og når du ved, hvilken operator "mindst", "mere end" og "højst" betyder.

Trin 6: betingede antal og summer (en uge)

Det er her, Excel for alvor begynder at spare dig tid. TÆL.HVIS tæller de celler, der opfylder en betingelse, og SUM.HVIS lægger værdierne sammen i de rækker, der gør.

• TÆL.HVIS med en tekstbetingelse og med en talbetingelse.
• SUM.HVIS med et tekstkriterium og derefter med kriteriet i en celle.
• MIDDEL.HVIS virker på samme måde for gennemsnit.
• SUM.HVISER og TÆL.HVISER tager flere betingelser på én gang: Regionen er Nord, og varen er Sko.

Brug gerne en hel uge her. Alle de rapporter, du nogensinde kommer til at lave på et job, er en udgave af "læg det her sammen for den gruppe", og de her funktioner er måden at gøre det på uden lommeregner. Emnet opsummeringstabeller viser derefter, hvordan én SUM.HVIS med de rigtige dollartegn udfylder en hel tabel, og det er også det, en pivottabel gør for dig. Vores guide til pivottabeller forklarer sammenhængen.

Trin 7: opslag (en uge)

Et opslag finder en værdi i én liste og returnerer noget fra samme række: prisen på en vare, afdelingen for en medarbejder, navnet på et kundenummer. Efter SUM er det den færdighed, flest stillingsopslag beder om.

Lær LOPSLAG først, for du møder den i alle ældre regneark: =LOPSLAG(F2;A2:C5;3;FALSK) slår F2 op i første kolonne af A2:C5 og returnerer den tredje kolonne. Slut altid af med FALSK for et eksakt match. Lær derefter XOPSLAG, som er enklere og mere fleksibel, hvis din Excel har den, og INDEKS med SAMMENLIGN, som virker overalt. Vores guide til opslag forklarer, hvornår du skal bruge hvad.

Øv dig med slå en pris op med LOPSLAG og derefter emnerne XOPSLAG og INDEKS og SAMMENLIGN, og til sidst HVIS.FEJL, så der står "Ukendt" i stedet for #I/T, når en værdi ikke findes.

Trin 8: tekst og datoer (en uge)

Rigtige data er rodede. Navne har overflødige mellemrum, koder står med forkerte bogstaver, og datoer kommer ind som tekst. To familier af funktioner rydder op.

Tekstfunktioner retter og deler tekst:

• FJERN.OVERFLØDIGE.BLANKE fjerner ekstra mellemrum og er det første, du skal prøve, når et opslag fejler på en værdi, du kan se.
• STORT.FORBOGSTAV, STORE.BOGSTAVER og SMÅ.BOGSTAVER retter store og små bogstaver.
• VENSTRE, HØJRE og MIDT henter tegn fra begyndelsen, slutningen eller midten, og FIND og SØG fortæller dig, hvor et tegn står.
• & og TEKST.KOMBINER sætter tekst sammen.

Datofunktioner bygger på én kendsgerning: Excel gemmer en dato som et antal dage. Derfor kan du trække en dato fra en anden og få antallet af dage imellem dem. Lær derfra DATO, MÅNED og ÅR, EDATO og SLUT.PÅ.MÅNED til måneder og ANTAL.ARBEJDSDAGE til arbejdsdage.

Trin 9: fart (løbende)

Nu kan du nok Excel til de fleste job. Det, der adskiller en sikker bruger fra en gennemsnitlig, er fart, og det meste af den kommer fra tastaturet.

• Ctrl+pil hopper til enden af dine data, og Ctrl+Shift+pil markerer dertil.
• F2 redigerer en celle, Ctrl+D og Ctrl+R udfylder, og F4 skifter $.
• Ctrl+Z fortryder, og Alt+= indsætter en Autosum.

Fem minutters genvejstræning om dagen i to uger gør dem automatiske. Speedrunnet fortæller dig, om det virker.

Fart kommer også fra opbygningen af arket. Et ark med én overskriftsrække, én post pr. række, ingen tomme rækker midt i og ingen flettede celler er hurtigere at arbejde i, fordi Ctrl+pil, filtre, sortering og alle funktionerne i denne guide opfører sig, som du forventer. Er et ark, du har arvet, tungt at arbejde i, er det ofte opbygningen og ikke dig. Det er godt givet ud at rydde det op til en enkel tabel først.

Sådan øver du, så det sidder fast

Rækkefølgen betyder noget, men måden, du øver på, betyder mere. Her er de vaner, der virker, ud fra det vi ser i tusindvis af rettede besvarelser.

Skriv det selv. At se en video af en, der skriver et LOPSLAG, føles som at lære. Det er det ikke, før du selv har skrevet ti af dem og fået tre forkert. Derfor skal du i alle opgaver på ExcelOpgaver selv skrive formlen i et rigtigt regneark.

Få feedback med det samme. Den værste måde at lære en formel på er at skrive den forkert, ikke opdage det og gentage fejlen i en måned. Øv dig et sted, der med det samme fortæller dig, om svaret er rigtigt, og hvis det ikke er, hvorfor.

Hold øvepassene korte og hyppige. Tyve minutter om dagen i tre uger slår en hel lørdag. Din hukommelse har brug for pauserne mellem øvepassene for at få tingene til at sidde fast.

Bland gammelt og nyt. Lav hver gang én opgave fra et tidligere trin, før du går i gang med en ny. Går det langsomt, har du fundet det, du skal repetere.

Brug dine egne data. Når du kan en funktion, så brug den på noget, du interesserer dig for: dit budget, en forenings medlemsliste, dine løbetider. Rigtige data har de særheder, som opgaver udelader.

Test dig selv under tidspres. En test på tid viser forskellen på "det kan jeg" og "det kan jeg nu". Excel-testen til jobsamtalen er et godt tjek, når du er færdig med trin 7.

Når du går i stå

Alle går i stå, og som regel de samme få steder. Kender du dem på forhånd, varer det kortere.

Formlen står som tekst. Viser en celle =SUM(B2:B5) i stedet for et tal, var cellen formateret som tekst, før du skrev, eller der står et mellemrum foran =. Skift formatet til Standard, og tryk så F2 og Enter, så Excel læser formlen igen.

Svaret er forkert, men der er ingen fejl. Det er den farligste slags fejl og den mest almindelige. Tjek området først: Dækker det alle rækkerne? Tjek derefter referencerne efter kopiering: Tryk F2 på en celle længere nede i kolonnen, og se, hvad den peger på. Excel farver hver reference og tegner en ramme om de celler, den henviser til, så et område, der er gledet ud af stedet, er let at få øje på.

En fejlkode, du ikke kender. Hver af dem fortæller dig noget bestemt:

• #DIVISION/0! betyder division med nul eller med en tom celle.
• #I/T betyder, at et opslag ikke fandt sin værdi.
• #NAVN? betyder, at Excel ikke kender et funktionsnavn, som regel en tastefejl eller tekst uden anførselstegn. Det sker også, hvis du skriver et engelsk funktionsnavn i en dansk Excel.
• #VÆRDI! betyder en forkert type værdi, for eksempel tekst i en beregning.
• #REFERENCE! betyder en reference til celler, der ikke findes længere, som regel efter du har slettet rækker eller kolonner.

Du kan ikke huske argumenterne. Skriv funktionsnavnet og startparentesen, så viser Excel argumenterne i et lille felt under cellen. Det argument, der står med fed, er det, du er ved at skrive. Det felt er værd at læse hver gang, indtil rækkefølgen sidder på rygraden.

Det virkede i går, men ikke i dag. Som regel har nogen sorteret én kolonne uden de andre, skrevet et tal hen over en formel eller slettet en række, formlen brugte. Fortryd er din ven, og det samme er det at gemme en kopi af filen før store ændringer.

Dansk Excel, engelsk Excel og Google Sheets

En ting er særlig for os i Danmark: Excel bruger danske funktionsnavne og semikolon mellem argumenterne, når sproget er dansk. =SUM.HVIS(A2:A6;"Nord";B2:B6) i en dansk Excel er den samme formel som SUMIF(A2:A6,"Nord",B2:B6) i en engelsk. Excel oversætter selv, når en fil åbnes på en anden sprogversion, så du skal ikke bekymre dig om de filer, du deler. Men når du søger hjælp på nettet, er de fleste eksempler på engelsk, så det er en god idé at kende begge navne på de funktioner, du bruger mest. Vores funktionssider viser begge.

Regnearket, referencerne, $ og de almindelige funktioner virker på samme måde i Google Sheets, så næsten alt i denne guide gælder også dér. Forskellene ligger i udkanten: Menuerne sidder andre steder, nogle genveje er anderledes, Google Sheets har nogle få funktioner, som Excel ikke har (QUERY, IMPORTRANGE), og Excel har funktioner, som Sheets mangler (Power Query, Power Pivot og det meste af VBA). Lær det, du skal bruge til daglig, og tag det andet, når du får brug for det.

Hvor lang tid det i virkeligheden tager

Det spørger folk om mere end noget andet. Her er de ærlige svar, hvis du øver tyve til tredive minutter de fleste dage:

Det bringer de fleste op på et solidt mellemniveau på omkring seks uger, og det er det, de fleste kontorjob og de fleste Excel-test forventer. Bruger du allerede Excel på arbejdet, kommer du meget hurtigere gennem de første trin. Lav dem alligevel, hurtigt, for at finde hullerne.

Det kan du springe over indtil videre

Excel har funktioner, du roligt kan ignorere, indtil du får brug for dem. At springe dem over i starten holder fokus på det, der betaler sig.

• VBA og makroer. Nyttige til at automatisere gentagne opgaver, men ikke nødvendige i de fleste stillinger.
• Power Query og Power Pivot. Fremragende til store eller rodede datasæt, men lær formlerne først, så du forstår, hvad de gør for dig.
• Matrixformler på den gamle måde (Ctrl+Shift+Enter). Moderne Excel håndterer matrixer af sig selv.
• Alle funktionerne på listen. Ud af mere end 450 funktioner bruger de fleste omkring 30. Vores funktionssider dækker dem, der betyder noget.

Kort fortalt

Lær Excel i lag: regnearket, simple formler, de grundlæggende funktioner, referencer og $, HVIS, betingede summer og antal, opslag og til sidst tekst, datoer og fart. Hvert lag bygger på det forrige, og hvert tager dage eller uger, ikke måneder. Øv dig ved selv at skrive formlerne, med feedback med det samme og i korte daglige øvepas, og test dig selv mod uret, når du når til opslag.

Øveafsnittet nedenfor følger samme rækkefølge. Start fra toppen, og stop, når opgaverne føles nemme, ikke når du har læst om dem.