Datoer i Excel: sådan virker de, og de formler du skal bruge

Datoer er overalt i regneark: fakturadatoer, forfaldsdatoer, startdatoer, fødselsdatoer, ugen et salg blev lavet. Det er også dér, mange mister tilliden til Excel. En dato bliver pludselig til et femcifret tal uden nogen synlig grund, et opslag på en dato fejler, en total for oktober tager et par dage af november med, eller en kollega i et andet land åbner filen, og alle datoerne ser forkerte ud.

Næsten det hele skyldes én enkelt ting, og når du har forstået den, bliver datoformler til almindelig regning. Denne guide forklarer den ting og gennemgår derefter de dato-opgaver, der går igen på arbejdet: dage mellem datoer, dage og måneder, der skal lægges til, ultimo, arbejdsdage, alder og datoer, der kommer som tekst.

En dato er et tal

Excel gemmer hver dato som et helt tal: antallet af dage siden 1. januar 1900, som er dag 1. Den 2. januar 1900 er dag 2, og 15. marts 2024 er dag 45.366. Det, du ser i cellen, "15-03-2024" eller "15. marts 2024", er bare et talformat lagt oven på det tal.

Den ene kendsgerning forklarer de fleste af de mærkelige ting, datoer gør:

• En dato bliver til et tal, når den mister sit format, for eksempel når du indsætter værdier i en celle med formatet Standard, eller når en formel returnerer en dato til en celle uden format. Intet er gået i stykker. Formatér cellen som dato med Ctrl+1, så står der en dato igen.
• Du kan regne med datoer. Trækker du én dato fra en anden, får du dagene imellem, og lægger du 30 til, får du datoen 30 dage senere. De fleste datoformler er ikke mere end det.
• Sammenligninger virker. En senere dato er et større tal, så =B2>C2 fortæller dig, om B2 ligger efter C2, og du kan sortere, filtrere og bruge MIN og MAKS på datoer som på alle andre tal.

Klokkeslæt virker på samme måde, som brøkdele af en dag: 0,5 er kl. 12, og 0,75 er kl. 18. En celle med 45366,5 er kl. 12 den 15. marts 2024. Derfor giver forskellen mellem to klokkeslæt ganget med 24 antallet af timer: =(C2-B2)*24.

Google Sheets tæller i stedet fra 30. december 1899, så dagnumrene for meget gamle datoer er en dag eller to forskellige, men alle datoer siden 1. marts 1900 har samme nummer i begge programmer. Du kan flytte filer mellem dem, uden at datoerne rykker sig.

Sådan vises datoer, og hvorfor de ser anderledes ud i udlandet

Fordi datoen er et tal og udseendet et format, kan den samme fil vise den samme dato på forskellige måder. Dansk Excel viser 15-03-2024, en amerikansk 3/15/2024, og et langt format viser fredag den 15. marts 2024. Værdien nedenunder er 45.366 i alle tre.

Problemerne begynder, når datoer bliver skrevet ind eller importeret som tekst. Excel læser det, du skriver, ud fra computerens landestandard. I Danmark er 03-04-2024 den 3. april, men i en amerikansk fil er 03/04/2024 den 4. marts. Skriver du en dato, der ikke passer til indstillingerne, for eksempel 15/03/2024 på en computer med amerikanske indstillinger, kan Excel ikke læse den som dato og beholder den som tekst. Den ligner en dato, men den er en række tegn, og ingen datoformel virker på den.

To vaner forhindrer det meste:

• Skriv datoer på en måde, der ikke kan misforstås, for eksempel 2024-03-15, som Excel forstår uanset landestandard, eller byg dem med funktionen DATO.
• Formatér til læseren, ikke til data. Brug det format, dem, der skal læse arket, forventer, og husk, at formatet ikke ændrer noget ved værdien.

Dage mellem to datoer

Træk den tidligste dato fra den seneste:

Viser resultatet en dato, for eksempel 04-02-1900, har Excel kopieret datoformatet fra de celler, formlen bruger. Formatér resultatcellen som tal, så står der 35.

Om du skal lægge 1 til, afhænger af spørgsmålet. Fra 14. september til 19. oktober er der 35 dage mellem de to datoer. Tæller du dagene i en hotelbooking eller et projekt, hvor både første og sidste dag tæller med, er det 36 dage, så skriv =C2-B2+1. Beslut, hvad du mener, før du skriver formlen, for begge dele er "rigtigt".

Øv det i dage mellem to datoer. Excel har også funktionen DAGE, =DAGE(C2;B2), der laver samme subtraktion med slutdatoen først. Den er mest til for at gøre formlen lettere at læse.

Dage, der skal lægges til: forfaldsdatoer og frister

Når en dato er et antal dage, er en dato plus et tal en senere dato:

Det er sådan, forfaldsdatoer, opfølgningsdatoer og udløbsdatoer som regel beregnes. Læg antallet af dage i en celle for sig, som her, i stedet for at skrive det ind i formlen. Når betalingsfristen ændres fra 30 til 45 dage, retter du én celle, og alle, der læser arket, kan se, hvad formlen bygger på. Opgaven med forfaldsdatoen træner det.

Du kan også trække et tal fra: =B2-7 er en uge før B2.

Byg en dato med DATO

DATO tager et år, en måned og en dag og returnerer datoen: =DATO(2024;3;15). Brug den, når du har brug for en fast dato i en formel, for en dato skrevet ind som tekst, for eksempel "15-03-2024", afhænger af computerens landestandard og kan blive læst anderledes på en anden maskine.

DATO har en nyttig egenskab: Den regner videre. Måned 13 er januar året efter, og dag 0 er sidste dag i den forrige måned. =DATO(2024;14;1) er altså 1. februar 2025, og =DATO(2024;3;0) er 29. februar 2024. Det gør det let at bygge datoer i forhold til en anden dato, for eksempel den første i næste måned: =DATO(ÅR(B2);MÅNED(B2)+1;1). Opgaven med DATO starter med den grundlæggende form.

Tag en dato fra hinanden

Det omvendte af DATO er en familie af små funktioner, der hver returnerer én del af en dato:

• ÅR, MÅNED og DAG returnerer året, måneden som 1 til 12 og dagen i måneden: =MÅNED(B2) er 10 for enhver dato i oktober. Øv det i hent måneden.
• UGEDAG returnerer ugedagen som et tal. Som standard er søndag 1, hvilket overrasker de fleste i Danmark. =UGEDAG(B2;2) gør mandag til 1 og søndag til 7, og så er det lettere at teste for weekender: =UGEDAG(B2;2)>5. Opgaven med ugedagen bruger den.
• TEKST returnerer datoen som tekst i et hvilket som helst format, hvilket er praktisk til etiketter og overskrifter: =TEKST(B2;"mmm åååå") giver okt 2026, og =TEKST(B2;"dddd") giver torsdag. Resultatet er tekst, så brug det til visning, ikke til videre regning med datoer.

Det er dem, du bruger til at gruppere datoer: En hjælpekolonne med =MÅNED(B2) eller =TEKST(B2;"åååå-mm") gør det muligt at lave totaler pr. måned med SUM.HVIS eller en pivottabel.

Måneder: EDATO og SLUT.PÅ.MÅNED

At lægge 30 dage til er ikke det samme som at lægge en måned til. Måneder har 28 til 31 dage, så kontraktdatoer, fornyelse af abonnementer og betalingsplaner kræver en funktion, der kender kalenderen.

EDATO flytter en dato et antal måneder frem, eller tilbage med et negativt tal. =EDATO(B2;12) er samme dato et år senere. Når måneden, du lander i, er kortere, stopper EDATO ved månedens sidste dag:

Det er som regel det, kontrakter mener, men tjek det, når reglerne betyder noget: En månedlig opkrævning den 31. falder den 28., 29. eller 30. i de kortere måneder. Øv det i find kontraktens slutdato med EDATO.

SLUT.PÅ.MÅNED returnerer den sidste dag i en måned: 0 for samme måned, 1 for næste og -1 for forrige. Den er arbejdshesten i økonomi og regnskab, hvor perioder slutter ultimo, og hvor betalingsbetingelsen "løbende måned + 30 dage" er hverdag:

To mønstre, der er værd at kunne udenad:

• Den første dag i en måned: =SLUT.PÅ.MÅNED(B2;-1)+1 er den første dag i B2's måned, og =SLUT.PÅ.MÅNED(B2;0)+1 er den første dag i næste måned. Opgaven med den første dag i næste måned træner det sidste.
• Antallet af dage i en måned: =DAG(SLUT.PÅ.MÅNED(B2;0)) returnerer 28, 29, 30 eller 31.

Øv SLUT.PÅ.MÅNED for sig i månedens sidste dag.

Arbejdsdage: ANTAL.ARBEJDSDAGE og ARBEJDSDAG

Frister i erhvervslivet tælles som regel i arbejdsdage, ikke kalenderdage. Excel har to funktioner til det, og begge springer lørdage og søndage over.

ANTAL.ARBEJDSDAGE tæller arbejdsdagene mellem to datoer, både start- og slutdatoen medregnet. Det valgfrie tredje argument er en liste med helligdage og andre fridage, der også skal springes over:

Læg helligdagene i et område i regnearket, helst på et ark for sig, og lad alle formler pege på det med $. Hvert år tilføjer du de nye datoer ét sted. Påsken, Kristi himmelfartsdag og pinsen flytter sig fra år til år, så det er netop den liste, der sørger for, at tallene passer. Øv det i tæl arbejdsdage og derefter med arbejdsdage hen over påsken.

ARBEJDSDAG går den anden vej. Den tager en startdato og et antal arbejdsdage og returnerer datoen, så mange arbejdsdage senere:

ARBEJDSDAG tæller ikke selve startdatoen med, så én arbejdsdag efter en fredag er mandagen efter. Den tager samme valgfrie liste med helligdage som ANTAL.ARBEJDSDAGE. Opgaven med leveringsdatoen beder om den.

Er din weekend ikke lørdag og søndag, har ANTAL.ARBEJDSDAGE.INTL og ARBEJDSDAG.INTL et ekstra argument for, hvilke dage der er fri, for eksempel kun søndag.

Alder og anciennitet: DATO.FORSKEL

"Hvor gammel er hun?" og "hvor mange år har han været ansat?" lyder som en subtraktion, men er det ikke. At trække årstallene fra hinanden med =ÅR(C2)-ÅR(B2) er forkert for alle, der endnu ikke har haft fødselsdag i år, og at dividere antallet af dage med 365 skrider på grund af skudår.

DATO.FORSKEL tæller hele år, måneder eller dage mellem to datoer:

Det tredje argument vælger enheden: "y" for hele år, "m" for hele måneder og "d" for dage. "ym" giver de måneder, der er tilbage efter de hele år, og det er sådan, du skriver "36 år og 5 måneder": =DATO.FORSKEL(B2;C2;"y")&" år og "&DATO.FORSKEL(B2;C2;"ym")&" måneder". Bogstaverne er de engelske, også i dansk Excel.

DATO.FORSKEL er en sær funktion. Den står hverken på Excels liste over funktioner eller i forslagene, når du skriver en formel, fordi Microsoft kun har beholdt den for at være kompatibel med ældre regnearksprogrammer, men den virker i alle versioner af Excel og i Google Sheets. Startdatoen skal stå først; den omvendte rækkefølge giver #NUM!. Øv den i regn en alder ud og anciennitet i måneder.

IDAG, og hvorfor test undgår den

=IDAG() returnerer dagens dato og opdateres, hver gang projektmappen genberegnes. Den er den naturlige anden dato i "dage til fristen", =B2-IDAG(), eller "alder i dag", =DATO.FORSKEL(B2;IDAG();"y").

Fordi resultatet ændrer sig hver dag, passer IDAG dårligt til alt, der skal stå fast. En rapport, der siger "12 dage forsinket", siger 13 i morgen. Skal et tal fryses, for eksempel alderen på ansættelsesdatoen, så brug en fast dato i stedet. NU virker som IDAG, men tager også klokkeslættet med.

Test og opgaver giver dig næsten altid et fast "i dag" i en celle, så dit svar kan tjekkes. Står der i opgaven "pr. datoen i E1", så brug E1, ikke IDAG.

Datoer, der kommer som tekst

Data, der er eksporteret fra andre systemer, hentet fra en hjemmeside eller kopieret fra en mail, indeholder ofte datoer, der ser rigtige ud, men er tekst. De giver nogle af de mest forvirrende fejl i Excel: Sorteringen lægger april før februar, et opslag giver #I/T, en SUM.HVISER for oktober giver 0, og to af dem trukket fra hinanden giver #VÆRDI!.

Tre hurtige måder at se det på:

• Justeringen. Medmindre nogen har ændret den, står tal og rigtige datoer i højre side af cellen og tekst i venstre side.
• ER.TAL. =ER.TAL(A2) returnerer SAND for en rigtig dato og FALSK for tekst.
• Skift formatet. Formatér cellen som tal. En rigtig dato bliver til et femcifret tal; tekst forbliver præcis, som den var.

Hvordan du retter det, afhænger af teksten:

• Passer teksten til din landestandard, laver =DATOVÆRDI(A2) den om. Markér kolonnen, vælg Data > Tekst til kolonner, og klik på Udfør, så bliver en hel kolonne ofte lavet om på stedet.
• Står delene i en anden rækkefølge, for eksempel amerikanske datoer med måneden først eller ISO-datoer med bindestreger, så hent delene ud med VENSTRE, MIDT og HØJRE, og byg datoen igen med DATO:

VENSTRE, MIDT og HØJRE returnerer tekst, men DATO godtager tekst, der ligner et tal, så formlen behøver ikke yderligere omregning. Når hjælpekolonnen indeholder rigtige datoer, så kopiér den, og sæt den ind igen som værdier oven på den oprindelige kolonne med Indsæt speciel. Vores guide om at rydde op i data gennemgår tekstfunktionerne nærmere.

Totaler pr. måned

Et spørgsmål, du får i næsten alle job, hvor der bruges Excel: Hvad var totalen for oktober? Med rigtige datoer i data er det SUM.HVISER med to betingelser på samme kolonne, én for starten af måneden og én for slutningen:

Betingelserne bygges ved at sætte en operator sammen med en celle med &: ">="&E1 betyder datoen i E1 eller senere. SLUT.PÅ.MÅNED giver den sidste dag i måneden, så formlen virker for den måned, du skriver i E1, uanset hvilken. Fordi betingelsen bruger <= den sidste dag, ville en dato kl. 15 den 31. oktober ikke komme med. Når data indeholder klokkeslæt, så brug i stedet "<"&SLUT.PÅ.MÅNED(E1;0)+1, altså før den første dag i næste måned.

De samme to betingelser virker i TÆL.HVISER og MIDDEL.HVISER. Skal du have en hel tabel med totaler pr. måned, er en pivottabel, der grupperer datoerne efter måned, ofte hurtigere; vores guide til pivottabeller viser hvordan.

Fejl, der koster mest

• 30 dage i stedet for en måned. Brug EDATO til måneder og SLUT.PÅ.MÅNED til ultimo.
• Datoer skrevet ind i formler som tekst. "29-10-2026" bliver læst anderledes på en computer med en anden landestandard. Brug DATO eller en cellereference.
• Årstal trukket fra hinanden for at finde en alder. ÅR(C2)-ÅR(B2) er et år for meget for alle, der endnu ikke har haft fødselsdag i år. Brug DATO.FORSKEL.
• Datoer gemt som tekst. Giver en datoformel #VÆRDI!, eller giver en total pr. måned 0, så tjek først med ER.TAL.
• Månedstotaler, der skærer den sidste dag af. Klokkeslæt efter midnat på den sidste dag falder uden for <= ultimo. Sammenlign i stedet med den første dag i næste måned.
• Glemte helligdage. ANTAL.ARBEJDSDAGE uden listen med helligdage tæller for mange dage i hver måned med en helligdag.
• Gruppering med TEKST og sortering bagefter. =TEKST(B2;"mmm") sorterer alfabetisk, så april kommer først. Brug "åååå-mm" eller månedsnummeret til alt, der skal sorteres.

Datoer i Excel-test

Spørgsmål om datoer er med i de fleste arbejdsgiveres Excel-test, og de er særligt almindelige til stillinger inden for administration, HR, økonomi og bogholderi. Typiske opgaver:

• "Hvor mange dage tog leveringen af hver ordre?" Én subtraktion, formateret som tal.
• "Beregn forfaldsdatoen, 30 dage efter fakturadatoen." En dato plus et tal, formateret som dato.
• "Find den sidste dag i måneden for hver faktura." SLUT.PÅ.MÅNED med 0.
• "Hvor mange arbejdsdage er der mellem de to datoer?" ANTAL.ARBEJDSDAGE, med området med helligdage, hvis opgaven giver et.
• "Beregn hver medarbejders alder, eller anciennitet, pr. datoen i E1." DATO.FORSKEL med "y", og E1 i stedet for IDAG.

Formatet i svarcellen betyder noget i de spørgsmål. Er det forventede svar et antal dage, og viser din celle en dato, kan den, der retter, eller det automatiske tjek regne svaret for forkert, selv når værdien er rigtig. Tjek formatet, før du går videre. Vores guide til jobsamtalen fortæller mere om at arbejde på tid.

Opsummering

Excel gemmer en dato som et antal dage og viser den gennem et format. Derfor kan du trække datoer fra hinanden for at få dage, lægge tal til for at få senere datoer og sammenligne, sortere og summere dem som alle andre tal. Til måneder skal du bruge EDATO og SLUT.PÅ.MÅNED i stedet for at lægge 30 til. Til arbejdsdage skal du bruge ANTAL.ARBEJDSDAGE og ARBEJDSDAG med en liste over helligdage. Til alder og anciennitet skal du bruge DATO.FORSKEL. Og når en dato nægter at virke, så tjek, om den er tekst, og byg den igen med DATO.

Opgaverne nedenfor følger samme rækkefølge, fra den første subtraktion til arbejdsdage og alder, hver i et levende regneark med rigtige datoer.