Øvelsesdata til Excel: gratis datasæt med opgaver og svar

Det er svært at blive god til Excel på et ark med fem rækker. De rigtige problemer viser sig først når der er flere hundrede rækker: et område der ikke går langt nok ned, en dato der står som tekst, en betingelse der fanger én række for meget. Derfor får du her to datasæt i en størrelse der ligner det du møder på et job, med opgaver der har et facit.

Den ene fil er et års salg fra en forhandler af kontorudstyr med 240 ordrer. Den anden er en medarbejderliste med 60 personer i fem afdelinger. Begge filer har et ark med opgaver, og under hver opgave her på siden kan du se svaret og en formel der giver det. Løs opgaven selv først, og kig bagefter.

Salgsdata: 240 ordrer fra et helt år

Arket Salg har én række for hver ordre og ni kolonner:

Dataene er pæne med vilje: én overskriftsrække, ingen tomme rækker, datoer som rigtige datoer og tal som rigtige tal. Så kan du koncentrere dig om formlerne. Vil du øve oprydning, er guiden om at rydde op i data det rigtige sted at starte.

Sådan går du til en opgave

En opgave på mange rækker bliver nemmere når du deler den op, før du skriver noget. Spørg dig selv om tre ting:

1. Hvilken kolonne skal regnes på? Omsætning, mængde eller bare antallet af rækker. Det afgør om du skal bruge SUM, MIDDEL eller TÆL.
2. Hvilke rækker skal med? Hver betingelse i spørgsmålet bliver til et par af et område og en betingelse. "Møbler i region Øst" er to betingelser.
3. Skal svaret rundes eller vises på en bestemt måde? Et gennemsnit med otte decimaler eller en andel som 0,435 er rigtigt, men ikke det opgaven beder om.

Når du har svaret på de tre spørgsmål, er formlen næsten skrevet. Tjek derefter resultatet groft: er omsætningen i én region cirka en fjerdedel af totalen, og er antallet af ordrer i et kvartal cirka en fjerdedel af 240? Et svar der er ti gange for stort, er som regel et område der er forkert, ikke en regnefejl.

Sådan bruger du filerne

Åbn filen, og gå til arket Opgaver. Hver opgave har et nummer, et spørgsmål og en tom celle til dit svar. Skriv formlen på arket med dataene, i en tom kolonne til højre for dem, eller på et nyt ark, og skriv resultatet ind ud for opgaven. Kig derefter på svaret her på siden.

Rækkerne i dataene går fra 2 til 241 i salgsfilen og fra 2 til 61 i medarbejderfilen. Svarene her på siden bruger de præcise områder som I2:I241. De er nemmest at læse. Du kan også bruge hele kolonner som I:I, og så virker formlen stadig hvis du tilføjer rækker. SUM og SUM.HVIS springer overskriften over, men TÆLV tæller den med, så der skal du trække 1 fra.

Gem en kopi af filen før du går i gang. Så kan du sortere, slette og ændre løs og altid starte forfra med de rene data. Svarene her på siden passer kun til dataene som de er i filen, så tjek dine svar før du begynder at rette i rækkerne.

Overskriftsrækken har filterknapper, og den bliver stående når du ruller ned. Brug filtrene til at tjekke et svar med øjnene: filtrér på region Nord, markér kolonnen Omsætning, og læs summen nederst på statuslinjen. Den skal give det samme som din formel.

Opgaver med formler på salgsdata

De første opgaver kræver én funktion hver. Senere skal du kombinere to betingelser, regne med datoer og runde af. Opgaverne står i samme rækkefølge som i filen.

Totaler med én betingelse

SUM.HVIS (SUMIF) er funktionen du bruger mest på data som disse. Den tager tre argumenter: hvor den skal lede, hvad den skal lede efter og hvad den skal lægge sammen. Omsætningen i region Nord er =SUM.HVIS(C2:C241;"Nord";I2:I241). De to områder skal være lige lange og starte i samme række, ellers lægger formlen de forkerte rækker sammen.

TÆL.HVIS (COUNTIF) tæller rækker i stedet for at lægge tal sammen, og den skal kun bruge to argumenter. Betingelsen kan også være en sammenligning i anførselstegn: =TÆL.HVIS(I2:I241;">10000") tæller ordrer på over 10.000. Skriv tallet uden tusindtalsseparator i betingelsen.

To betingelser på én gang

SUM.HVISER (SUMIFS) tager så mange betingelser du vil, men rækkefølgen er en anden end i SUM.HVIS: området der skal lægges sammen, kommer først, og derefter kommer par af område og betingelse. Møbler solgt i region Øst er =SUM.HVISER(I2:I241;F2:F241;"Møbler";C2:C241;"Øst"). En række tæller kun med når begge betingelser passer.

TÆL.HVISER (COUNTIFS) virker på samme måde, bare uden et område at lægge sammen. Øv begge dele i SUM.HVISER med to betingelser og TÆL.HVISER med to betingelser.

Datoer som betingelse

Omsætningen i marts er alle ordrer fra 1. marts og frem til, men ikke med, 1. april. Det er to betingelser på den samme kolonne:

=SUM.HVISER(I2:I241;B2:B241;">="&DATO(2025;3;1);B2:B241;"<"&DATO(2025;4;1))

Sammenligningen står i anførselstegn, og datoen bliver sat på med &. DATO (DATE) laver datoen ud fra år, måned og dag, så formlen virker uanset hvordan datoer bliver vist på din computer. Brug "mindre end den første i næste måned" i stedet for "mindre end eller lig med den sidste i måneden". Så behøver du ikke huske hvor mange dage måneden har. Mere om at regne med datoer finder du i guiden om datoer i Excel.

Gennemsnit og afrunding

MIDDEL (AVERAGE) giver gennemsnittet med alle decimaler. Opgaverne beder om et rundet tal, så pak gennemsnittet ind i AFRUND (ROUND): =AFRUND(MIDDEL(I2:I241);0). Det andet argument er antallet af decimaler. Lad være med bare at formatere cellen til at vise færre decimaler. Så ser tallet rundet ud, men alle de næste formler regner stadig med decimalerne.

MIDDEL.HVIS (AVERAGEIF) er gennemsnittet af de rækker der passer på betingelsen, med de samme tre argumenter som SUM.HVIS. Prøv den i Gennemsnit af én gruppe med MIDDEL.HVIS.

Slå en ordre op

Ordre-id står i første kolonne, så LOPSLAG (VLOOKUP) kan finde en ordre direkte: =LOPSLAG(1150;A2:I241;5;FALSK) leder efter 1150 i kolonne A og giver værdien fra den femte kolonne i området, altså produktet. FALSK betyder eksakt match, og det skal du næsten altid bruge. Med XOPSLAG (XLOOKUP) kan du gøre det samme uden at tælle kolonner. Forskellen er forklaret i guiden om LOPSLAG, XOPSLAG og INDEKS/SAMMENLIGN.

Byg en månedsoversigt

Når du har løst opgaverne, så prøv at samle det hele i en lille oversigt med én række pr. måned. Skriv den første dag i hver måned i kolonne K, fra 01-01-2025 i K2 til 01-12-2025 i K13. Ved siden af lægger du omsætningen sammen for måneden:

=SUM.HVISER($I$2:$I$241;$B$2:$B$241;">="&K2;$B$2:$B$241;"<"&EDATO(K2;1))

EDATO (EDATE) giver den samme dag en måned senere, så formlen tager alle ordrer fra den første i måneden og frem til den første i næste måned. Områderne er låst med $, mens K2 skal flytte sig. Kopiér formlen ned, og du har tolv totaler der tilsammen giver årets omsætning. Tjek det med SUM under tabellen.

Tilføj kolonner med antallet af ordrer og den gennemsnitlige ordre pr. måned med TÆL.HVISER og MIDDEL.HVISER, og lav et søjlediagram over omsætningen. Så har du det samme som en pivottabel ville give dig, men med formler du selv har skrevet, og som opdaterer sig selv når dataene ændrer sig.

Medarbejderdata: 60 personer i fem afdelinger

Arket Medarbejdere har én række pr. person og ni kolonner:

Navnene er fundet på, og flere personer kan have det samme fornavn. Medarbejdernummeret er det eneste der er unikt, så det er det du slår op på.

Filen er mindre end salgsdataene, men den har andre slags kolonner. Her er tekst der skal sættes sammen, datoer der ligger mange år tilbage, og løn hvor medianen og gennemsnittet ikke er det samme.

Opgaver med formler på medarbejderdata

Tekst med jokertegn

Alle chefstillinger i filen ender på "chef": salgschef, økonomichef, IT-chef og så videre. En stjerne i betingelsen står for hvilken som helst tekst, så =TÆL.HVIS(E2:E61;"*chef") tæller alle stillinger der ender på chef. "chef*" ville tælle dem der starter med chef, og "*chef*" dem der indeholder ordet et sted. Store og små bogstaver betyder ikke noget i en betingelse.

Sæt tekst sammen

Fornavn og efternavn står i hver sin kolonne. Et opslag giver kun én værdi, så for at få hele navnet skal du lave to opslag og sætte dem sammen med & og et mellemrum:

=LOPSLAG(1025;A2:I61;2;FALSK)&" "&LOPSLAG(1025;A2:I61;3;FALSK)

Glemmer du mellemrummet i anførselstegn, hænger navnene sammen.

Median eller gennemsnit

Gennemsnitslønnen bliver trukket op af de få chefer med høj løn. Medianen er lønnen i midten når alle lønninger står i rækkefølge, og den bliver ikke påvirket af nogle få høje tal. Sammenlign MIDDEL og MEDIAN (MEDIAN) på kolonnen Månedsløn, og se hvor stor forskellen er. Det er derfor lønstatistik som regel bruger medianen.

Andele

Andelen der arbejder på deltid, er antallet med Nej i Fuldtid delt med antallet af medarbejdere. TÆLV (COUNTA) tæller celler der ikke er tomme, så den tæller medarbejdere uanset hvad der står i kolonnen. Formatér resultatet som procent, eller gang med 100 hvis du vil have et tal. Guiden om procentregning i Excel har flere eksempler.

Anciennitet og lønstigning

Startdatoen gør det muligt at regne anciennitet ud. DATO.FORSKEL (DATEDIF) tæller hele år mellem to datoer: =DATO.FORSKEL(F2;DATO(2025;12;31);"y") giver hvor mange hele år personen i række 2 har været ansat ved udgangen af 2025. Funktionen står ikke på listen når du skriver formler i Excel, men den virker.

Prøv også et hvad-nu-hvis-spørgsmål: hvad koster det hvis alle får 3 % mere i løn? Skriv satsen i en celle for sig, fx L1, og regn den nye lønsum ud med =SUM(G2:G61)*(1+L1). Når satsen står i sin egen celle, kan du prøve 2 % eller 4 % uden at røre formlen.

Øvelser uden facit

Ikke alt i Excel er formler. De her øvelser har ikke et enkelt tal som svar, men de træner det du gør hver dag med data som disse:

• Sortér salgsdataene efter omsætning med den største ordre øverst, og sortér derefter efter region og dato på én gang under Data, Sortér.
• Filtrér på én sælger og ét kvartal, og læs antallet af rækker nederst på statuslinjen.
• Fremhæv alle ordrer over 10.000 med betinget formatering, og farv rækker fra region Nord med en formel. Se hvordan i guiden om betinget formatering.
• Lav en opsummeringstabel med regionerne i en kolonne og SUM.HVIS ved siden af så du kan kopiere formlen ned. Lås områderne med $: =SUM.HVIS($C$2:$C$241;K2;$I$2:$I$241). Øv det i Total pr. region, klar til at kopiere ned.
• Lav et diagram over omsætningen pr. måned med en opsummeringstabel eller en pivottabel som grundlag. Guiden til diagrammer viser hvilken type der passer.
• Gør dataene til en tabel med Ctrl+T, og prøv at skrive formler med kolonnenavne i stedet for områder. En tabel vokser selv med når du tilføjer rækker.
• Find de tre største ordrer med STØRSTE (LARGE), og slå ordrenummeret op bagefter.
• Find den sælger der har flest ordrer, ved at lave en lille tabel med sælgerne og TÆL.HVIS. Sortér tabellen bagefter.
• Find de medarbejdere der har været ansat i mere end ti år, med et filter på startdatoen.

Pivottabeller på salgsdata

Salgsdataene er bygget til pivottabeller: der er kategorier at gruppere efter, datoer at samle i måneder og kvartaler, og tal at lægge sammen. Arket Opgaver i salgsfilen har 15 opgaver mere som du løser med en pivottabel i stedet for formler. De står med svar og den rigtige opstilling af felterne i pivottabel-øvelserne.

Det er en god øvelse at løse den samme opgave begge veje. Pivottabellen er hurtigst når du vil se mange totaler på én gang. Formlen er bedst når tallet skal stå et bestemt sted og opdatere sig selv. Får du to forskellige svar, har en af metoderne en betingelse eller et område der ikke passer, og det er ofte dér du lærer mest.

Når et svar ikke passer

Her er de fejl der oftest giver et forkert tal på data som disse:

• Områder der ikke passer sammen. I SUM.HVISER skal alle områder have samme størrelse, ellers giver formlen #VÆRDI!. SUM.HVIS giver ingen fejl, men starter områderne ikke i samme række, lægger den de forkerte rækker sammen.
• En stavefejl i betingelsen. "Ost" i stedet for "Øst" giver 0 uden en fejlmeddelelse. Skriv betingelsen i en celle, og peg på den, eller kopiér teksten fra dataene.
• En dato skrevet som tekst. ">=01-03-2025" kan blive læst forskelligt alt efter computerens indstillinger. Brug DATO.
• En forkert kolonne i opslaget. Kolonnenummeret i LOPSLAG tælles fra første kolonne i området, ikke fra kolonne A i arket.
• Rundet for tidligt. Rund kun det endelige resultat af. Runder du hver række af først, kan totalen flytte sig.
• Ekstra mellemrum. Data kopieret fra et andet system har tit et mellemrum til sidst, så "Nord " ikke er det samme som "Nord". Dataene i filerne her er rene, men det er værd at kende til når du arbejder med dine egne.

Øvelsesdata og Excel-test

Mange arbejdsgivere tester Excel med netop sådan en opgave: en fil med et par hundrede rækker salg eller medarbejdere og en håndfuld spørgsmål der skal besvares inden for en tidsgrænse. Spørgsmålene ligner dem her: en total for én region, et antal med to betingelser, et opslag og en andel. Det der skiller de hurtige fra de langsomme, er sjældent formlerne, men om de kender dataene, tjekker deres svar og låser deres områder. Løs opgaverne her på tid, og se hvor lang tid du bruger. Mere om hvad der bliver testet, står i guiden om Excel til jobsamtalen.

Øvelsesdata i Google Sheets

Begge filer virker i Google Sheets. Upload filen til Google Drive, og åbn den med Google Sheets. Alle opgaverne kan løses med de samme formler. Filterknapperne følger med, og pivottabeller laver du under Indsæt. Se forskellene i Google Sheets eller Excel.

Kort sagt

Øv på data der ligner virkeligheden: hundredvis af rækker, flere kategorier og datoer. Salgsfilen træner SUM.HVIS, SUM.HVISER, TÆL.HVIS, datoer som betingelse, gennemsnit, afrunding og opslag. Medarbejderfilen træner jokertegn, tekst der skal sættes sammen, median og andele. Løs opgaven selv, tjek svaret her på siden, og find fejlen hvis tallet ikke passer. Bagefter er salgsdataene klar til pivottabellerne.

Vil du øve en formel ad gangen på et lille ark, så start med opgaverne nedenfor. De retter dit svar med det samme og viser et tip når formlen er forkert. Den første opgave i hvert emne er gratis.