Lås celler i Excel: frys rækker, beskyt celler og lås formler

"Lås" betyder tre forskellige ting i Excel, og den der søger efter det, vil som regel have én af dem uden at vide hvad Excel kalder den. Måske skal en række blive stående mens du scroller, så overskrifterne aldrig forsvinder. Måske skal nogle celler være låst så ingen kan ændre dem, og en skabelon overlever at blive delt. Eller måske skal en celle i en formel blive stående når du kopierer formlen, så alle rækker bruger den samme sats.

Excel kalder dem Frys ruder, beskyttelse og absolutte referencer. De har intet med hinanden at gøre, og de ligger tre forskellige steder. Her tager du dem én ad gangen med trinene, faldgruberne og genvejene til hver.

Hvilken lås har du brug for?

Er du i tvivl, så spørg dig selv hvad der skal ske når du scroller, skriver eller kopierer. Scroller du, er det Frys ruder. Skriver du, er det beskyttelse. Og kopierer du en formel, er det $.

Lås øverste række

En lang liste er svær at læse når overskrifterne er scrollet ud af syne. Fryser du øverste række, bliver række 1 stående på skærmen mens resten af arket bevæger sig under den.

1. Klik et vilkårligt sted i arket.
2. Vælg Vis > Frys ruder > Frys øverste række.

Der kommer en tynd streg under række 1. Scroll ned, så bliver overskrifterne stående. At fryse ændrer kun det du ser. Intet i cellerne ændrer sig, og det virker på samme måde uanset om arket har 20 eller 20.000 rækker.

Frys første kolonne under den samme knap gør det samme for kolonne A. Det er nyttigt når første kolonne indeholder navne eller numre, og dataene strækker sig langt mod højre.

Frys flere rækker eller kolonner

Frys øverste række og Frys første kolonne fryser kun én række eller én kolonne. Vil du have flere, eller rækker og kolonner på én gang, vælger du den celle hvor det frosne område slutter.

1. Markér cellen lige under den sidste række der skal blive stående, og lige til højre for den sidste kolonne der skal blive stående.
2. Vælg Vis > Frys ruder > Frys ruder.

Alt over og til venstre for den markerede celle bliver frosset. Et par typiske tilfælde:

• To rækker med overskrifter: Markér A3. Række 1 og 2 bliver stående.
• Overskriftsrækken og første kolonne: Markér B2. Række 1 og kolonne A bliver stående.
• Tre rækker og to kolonner: Markér C4.

Den celle du markerer, er den første celle der scroller. Fryser du det forkerte sted, så frigør ruderne og prøv igen.

Frys ruder regner fra toppen af det synlige vindue, så scroll op til toppen af arket før du fryser. Er række 1 scrollet ud af syne når du fryser række 3, gemmer række 1 og 2 sig over det frosne område, og du kan ikke scrolle tilbage til dem før du frigør ruderne.

Frigør ruder, og Opdel som alternativ

Vil du fjerne frysningen, så vælg Vis > Frys ruder > Frigør ruder. Knappen skifter navn når noget er frosset, så den står altid det samme sted.

Vis > Opdel ligner, men virker anderledes. Den deler vinduet i to eller fire ruder der hver scroller for sig, så du kan se række 10 og række 5.000 på samme tid. Brug Opdel til at sammenligne to dele af et ark der ligger langt fra hinanden, og Frys ruder til at holde overskrifterne fremme. Du kan ikke bruge begge på én gang.

På Windows kan du nå Frys ruder fra tastaturet med tastetip: Tryk på Alt, og tryk derefter de bogstaver der står på båndet. Bogstaverne i dansk Excel er ikke de samme som i engelske vejledninger, så læs dem på skærmen. Guiden til genveje forklarer hvordan tastetip virker.

Overskrifter på hver udskrevet side

Frys ruder gælder kun skærmen. En frosset overskriftsrække kommer ikke igen på en udskrift, så side to starter med en række tal og ingen overskrifter. Vil du have den gentaget på papir, så brug Sidelayout > Udskriv titler, og vælg $1:$1 som de rækker der skal gentages øverst. Så bliver overskrifterne skrevet ud øverst på hver side.

En Excel-tabel giver dig noget lignende på skærmen uden at fryse noget. Tryk på Ctrl+T for at gøre dataene til en tabel. Når du scroller ned, bliver kolonnebogstaverne A, B og C skiftet ud med tabellens overskrifter. Mange fryser alligevel øverste række, for tricket med tabellen virker kun så længe en celle i tabellen er markeret.

Skjul rækker og kolonner i stedet

Nogle gange er målet ikke at holde overskrifterne fremme men at få hjælpekolonner af vejen: opslagstabeller, mellemregninger, gamle data. Det klarer du ved at skjule dem. Markér rækkerne og tryk på Ctrl+9, eller markér kolonnerne og tryk på Ctrl+0. Skal rækkerne frem igen, så markér rækkerne på begge sider af hullet og tryk på Ctrl+Shift+9, eller højreklik på rækkenumrene og vælg at vise dem.

Skjulte celler regner stadig, og formler der peger på dem, virker som før, så det er sikkert at skjule en hjælpekolonne. Det er bare ikke en lås. Alle kan vise kolonnen igen, og SUM lægger stadig skjulte rækker med. SUBTOTAL og SAMLING kan derimod springe dem over. Skal de skjulte kolonner blive skjult, så beskyt arket uden at tillade formatering af kolonner. Så kan folk ikke vise dem igen.

Gruppering er den venligere udgave af at skjule. Markér rækkerne og tryk på Alt+Shift+højrepil. Så sætter Excel en lille minusknap i margenen der folder gruppen sammen og ud igen. Folk kan se at der er foldet noget sammen, og det fortæller skjulte rækker dem aldrig.

Lås celler så ingen kan ændre dem

Beskyttelse er den anden slags lås. Den forhindrer folk i at skrive i celler, slette formler eller ændre opsætningen. Det er den du skal bruge til en skabelon, et budget eller en formular som andre udfylder.

Det der overrasker alle: Alle celler i Excel er låst fra starten. Du opdager det aldrig, for låsen gør ingenting før arket er beskyttet. Beskyttelse er en kontakt for hele arket, og indstillingen Låst på hver celle afgør hvilke celler kontakten gælder for.

At låse bestemte celler handler derfor i virkeligheden om at låse de andre op:

1. Markér de celler folk skal kunne ændre, fx inputcellerne i en formular.
2. Tryk på Ctrl+1 for at åbne Formatér celler. Gå til fanen Beskyttelse, og fjern fluebenet ved Låst.
3. Vælg Gennemse > Beskyt ark.
4. Skriv en adgangskode hvis du vil have en, vælg hvad folk stadig må, og klik på OK.

Nu kan der skrives i de ulåste celler, og alle andre celler afviser det med en besked om at cellen er på et beskyttet ark. Giv de ulåste celler en lys fyldfarve, så folk kan se hvor de skal skrive.

Test beskyttelsen før du sender arket videre. Prøv at skrive i en formelcelle og i en inputcelle. Den første skal afvise dig, og den anden skal tage imod. Det tager ti sekunder og fanger de fleste fejl.

Vælg hvad folk stadig må

Dialogboksen Beskyt ark har en liste over det brugerne stadig må. Som standard må de markere låste og ulåste celler og intet andet. Sæt flere flueben når arket har brug for det:

• Formatering af celler, kolonner eller rækker lader folk ændre talformater og kolonnebredder uden at de kan ændre værdierne.
• Indsættelse og sletning af rækker lader folk udvide en liste uden at formlerne bliver låst op.
• Sortering og Autofilter lader folk sortere og filtrere så længe de celler det drejer sig om, er låst op, eller filteret er sat op før du beskyttede arket.

Fjern fluebenet ved markering af låste celler hvis folk slet ikke skal kunne klikke på formlerne. Så springer Tab og piletasterne direkte mellem inputcellerne, og det gør en formular meget hurtigere at udfylde.

Lås kun formlerne

Et almindeligt ønske er det modsatte af en formular: Folk må ændre alt undtagen formlerne. I stedet for at markere formlerne i hånden kan du lade Excel finde dem:

1. Markér hele arket med Ctrl+A, tryk på Ctrl+1, og fjern fluebenet ved Låst. Nu er intet låst.
2. Vælg Hjem > Søg og vælg > Gå til speciel, vælg Formler og klik på OK. Excel markerer alle celler med en formel.
3. Tryk på Ctrl+1, og sæt flueben ved Låst igen, kun for de celler.
4. Beskyt arket.

Nu kan dataene redigeres, og formlerne kan ikke. Vil du også skjule hvordan formlerne virker, så sæt flueben ved Skjult på fanen Beskyttelse i trin 3. En skjult formel regner stadig, men formellinjen er tom når cellen er markeret på et beskyttet ark.

Forskellige celler til forskellige personer

Gennemse > Tillad redigering af områder lader dig navngive områder der kan redigeres med deres egen adgangskode, også på et beskyttet ark. Én afdeling får adgangskoden til sine rækker, en anden til sine. Det er praktisk i et fælles budget. Har du brug for rigtig adgangsstyring, er det dog som regel nemmere at bruge separate filer eller rettigheder i SharePoint eller OneDrive.

Fjern arkbeskyttelsen

Gennemse > Fjern arkbeskyttelse slår beskyttelsen fra igen. Excel beder om adgangskoden hvis der er sat en. Indstillingen Låst på hver celle bliver stående, så du kan lave dine ændringer og beskytte arket igen med samme opsætning.

Der er ingen officiel måde at få en glemt adgangskode til et ark tilbage på. Gem den et sikkert sted, eller hav en ubeskyttet hovedkopi af filen.

Beskyt projektmappen og filen

Arkbeskyttelse dækker cellerne på ét ark. To andre slags beskyttelse dækker resten:

• Gennemse > Beskyt projektmappe beskytter strukturen: Ingen kan tilføje, slette, omdøbe, flytte eller vise skjulte ark. Brug den sammen med arkbeskyttelse på en skabelon.
• Filer > Oplysninger > Beskyt projektmappe > Krypter med adgangskode giver filen en adgangskode der skal bruges for overhovedet at åbne den. Det er rigtig kryptering. Uden adgangskoden kan filen ikke læses.

Arkbeskyttelse og beskyttelse af projektmappen skal forhindre fejl, ikke holde på hemmeligheder. Adgangskoderne er svage, og værktøjer der fjerner dem, er nemme at finde. Indeholder filen noget fortroligt, fx lønninger, så kryptér den med en adgangskode til at åbne den, eller lad være med at lægge de data i den delte fil.

Lås en celle i en formel med $

Den tredje slags lås sidder inde i formlerne. Når du kopierer en formel, flytter alle referencerne i den med. Det er som regel det du vil have, men ikke for en celle som alle rækker skal bruge, fx en timepris, en momssats eller en total. Et $ foran kolonnebogstavet og rækkenummeret låser referencen:

Uden $ virker formlen stadig i første række. Men så snart du kopierer den ned, går det galt:

Det er den mest almindelige tavse fejl i Excel: ingen fejlmeddelelse, bare et forkert tal. Det samme gælder en andel af en total. Her skal alle rækker dele med den samme totalcelle:

Du behøver ikke skrive $-tegnene selv. Klik i referencen mens du redigerer formlen, og tryk på F4. Hvert tryk skifter mellem $E$1, E$1, $E1 og E1. Øv det i lås en celle med $.

Lås kun rækken eller kun kolonnen

Et $ foran kolonnebogstavet låser kolonnen, og et $ foran rækkenummeret låser rækken. Låser du kun den ene del, hedder det en blandet reference, og det er den der gør et helt gitter med én formel muligt:

Kopiér formlen mod højre og nedad, så ganger hver celle antallet i kolonne A med prisen i række 1. Prøv det i et prisgitter med blandede referencer.

Låser du kun starten af et område, får du en løbende total. Starten bliver på B2, og slutningen flytter én række ned ad gangen:

Den øver du i en løbende total med et område der vokser. Emnesiden om absolutte referencer har alle tre opgaver.

Et navn i stedet for $

Til en enkelt fast celle, fx en sats, kan et navn erstatte $-tegnene. Markér E1, skriv Timepris i navnefeltet til venstre for formellinjen, og tryk på Enter. Nu kan formlen hedde =B2*Timepris. Et navn peger altid på den samme celle, så det flytter sig aldrig når du kopierer formlen, og alle der læser den, kan se hvad tallet er. Navne virker bedst til en håndfuld input der bliver brugt over hele projektmappen, fx en momssats eller en valutakurs. Til områder inde i én tabel er $ hurtigere.

Når låsen ikke virker

• Frys ruder er grå. Excel er sikkert stadig i redigeringstilstand, så tryk på Enter eller Esc først. Den virker heller ikke i visningen Sidelayout, så skift til Normal visning. Og den virker ikke på et beskyttet ark.
• Frysningen sidder det forkerte sted. Frigør ruderne, scroll op til toppen, markér den rigtige celle, og frys igen.
• Beskyttede celler kan stadig ændres. Arket er ikke beskyttet, eller cellerne er låst op. Tjek fanen Beskyttelse i Formatér celler.
• Intet kan ændres efter beskyttelsen. Du beskyttede arket før du låste inputcellerne op. Fjern beskyttelsen, lås dem op, og beskyt igen.
• Sortering eller filtrering holder op med at virke. Tillad sortering og Autofilter når du beskytter arket, og sæt filteret op før du beskytter det.
• En kopieret formel giver 0 eller et forkert tal. En reference der skulle være låst, har flyttet sig. Tjek formlen i anden række, og tilføj det $ der mangler.

Lås i Google Sheets

Google Sheets har de samme tre slags lås med andre navne. Under Vis > Frys fryser du rækker og kolonner op til en bestemt række eller kolonne. Under Data kan du beskytte ark og områder og vælge præcis hvem der må redigere dem. Det er stærkere end Excels adgangskoder til ark. Det bygger nemlig på Google-konti. $-tegnene i formler virker præcis som i Excel, og F4 skifter mellem dem i Sheets også.

Lås i Excel-test

Arbejdsgiveres Excel-test beder sjældent om at beskytte et ark, men de tester næsten altid $. En typisk opgave giver dig en sats eller en total i én celle og beder om en formel du kan kopiere ned. Skriv formlen i første række, sæt $ på den faste celle med F4, kopiér ned, og tjek anden række før du går videre. Frys ruder giver ingen point, men fryser du øverste række i et langt datasæt, går resten af testen hurtigere. I guiden til jobsamtalen kan du læse mere om testene.

Kort fortalt

Skal overskrifterne blive på skærmen, så brug Vis > Frys ruder: Frys øverste række til række 1, eller markér den første celle der skal scrolle, og vælg Frys ruder for at fryse mere. Skal folk ikke kunne ændre celler, så lås de celler de må redigere, op med Ctrl+1 > Beskyttelse, og slå Gennemse > Beskyt ark til. Husk at alle celler er låst indtil du siger andet. Og skal en celle blive stående når du kopierer en formel, så sæt $ i referencen med F4: $E$1 til en enkelt celle, $A2 eller B$1 til en kolonne eller en række.

$ er den lås du kommer til at bruge hver dag, og den arbejdsgiveres test tjekker. De tre opgaver herunder træner den med en timepris, et prisgitter og en løbende total. Prøv første opgave gratis, og sæt $ selv.