Excel-genveje, der er værd at lære, og sådan sidder de fast

Se en, der er hurtig i Excel, arbejde, og du lægger mærke til, at hænderne sjældent forlader tastaturet. De hopper til bunden af en kolonne med 3.000 rækker på et splitsekund, markerer en hel tabel uden at trække med musen, kopierer en formel ned og låser en reference, mens de skriver. Der er ingen magi i det. Det er omkring femogtyve genveje, brugt så tit, at de holdt op med at være et bevidst valg.

Du behøver ikke lære de flere hundrede genveje, der står i Excels lister. De fleste af dem kommer du aldrig til at bruge. Denne guide gennemgår dem, der sparer rigtig tid i det daglige arbejde og i tidsbegrænsede test, til Windows og Mac og med de steder, hvor et dansk tastatur gør det anderledes. Genvejene er delt i grupper i den rækkefølge, det giver mening at lære dem. Til sidst kommer en enkel måde at øve dem på, til de sidder fast, og det er den del, de fleste lister over genveje springer over.

Derfor er det besværet værd

Fart er den oplagte grund, og den er reel nok. En tur til musen og tilbage koster et sekund eller to, og den, der sidder i regneark hele dagen, tager den tur flere hundrede gange. Men fart er ikke den eneste grund, og for mange er det ikke den vigtigste.

Genveje er mere præcise. Når du trækker ned gennem en lang kolonne, stopper du en række for tidligt eller en række for sent, og formlen er forkert med én række, uden at noget advarer dig. Ctrl+Shift+Pil ned stopper præcis ved den sidste udfyldte celle, hver gang. Mange af de forkerte områder i rigtige projektmapper skyldes en mus, der smuttede.

Du bliver i flowet. Når hænderne bliver på tastaturet, bliver opmærksomheden på tallene. At lede efter en knap på båndet bryder tankerækken mere, end du lægger mærke til.

Det kan ses. I en opgave til en jobsamtale eller på en skærmdeling med en ny chef er sikker brug af tastaturet et af de tydeligste tegn på, at man faktisk arbejder i Excel og ikke bare kender programmet.

Sådan læser du en genvej

Genveje skrives på to måder, og de betyder noget forskelligt:

• Taster sat sammen med + holdes nede samtidig. Ctrl+Shift+Pil ned betyder: hold Ctrl og Shift nede, tryk Pil ned, og slip.
• Taster adskilt af kommaer trykkes en ad gangen. Alt, H, O, I betyder: tryk Alt og slip, tryk så H, så O og så I. Det er båndets tastetip på Windows, som du kan læse om længere nede.

På en Mac tager Cmd (⌘) som regel Ctrls plads, Option (⌥) tager Alts plads, og Return tager Enters plads. Som regel, men ikke altid: nogle Mac-genveje bruger Ctrl, og nogle bruger en helt anden tast, så guiden giver dig begge dele. Hver genvej har sin egen side i vores liste over genveje med tasterne til Windows og Mac side om side.

Et dansk tastatur har sine egne fælder, fordi en del tegn sidder et andet sted end på det amerikanske tastatur, som Microsofts genveje er tænkt til. Lighedstegnet er Shift+0, skråstregen er Shift+7, og de firkantede parenteser kræver AltGr. Hvor det betyder noget for en genvej, står det ved genvejen nedenfor.

Flyt rundt

Den første gruppe erstatter musen og rullepanelet, når du skal fra et sted til et andet. Dem skal du lære først, fordi du bruger dem med få sekunders mellemrum.

• Enter godkender det, du har skrevet, og flytter ned. Tab godkender og flytter til højre. Shift+Enter og Shift+Tab går den anden vej. Skriver du en række data med Tab og trykker Enter til sidst, kommer du tilbage til første kolonne i næste række, ligesom på en skrivemaskine.
• Ctrl+Pil (Cmd+Pil på en Mac) hopper til kanten af dataene, altså den sidste udfyldte celle før en tom celle i den retning. I en kolonne med 3.000 tal tager Ctrl+Pil ned dig direkte til bunden. Trykker du igen, hopper du til næste blok af data eller til arkets allersidste række, hvis der ikke er flere.
• Ctrl+Home går til A1, og Ctrl+End går til den sidste brugte celle, det nederste højre hjørne af alt, der har været brugt. På en Mac er det Fn+Ctrl+Venstre og Fn+Ctrl+Højre. Lander Ctrl+End langt under dine data, har noget dernede engang været udfyldt eller formateret.
• F5 (Ctrl+G på en Mac) åbner Gå til, hvor du skriver en celleadresse som K250 og trykker Enter. Det er hurtigere end at rulle til enhver celle, du kan nævne ved navn.
• Ctrl+Page Down og Ctrl+Page Up skifter til næste og forrige ark. På en Mac er det Option+Højre og Option+Venstre.

Opgaven hop til enden af dine data øver den vigtigste af dem.

Markér

Den anden gruppe handler om at markere områder uden at trække med musen, hvilket er langsomt og upræcist på alt, der er længere end en skærm.

• Shift+Pil udvider markeringen én celle ad gangen.
• Ctrl+Shift+Pil (Cmd+Shift+Pil på en Mac) markerer til kanten af dataene. Sådan markerer du en hel kolonne med tal, præcist og i ét træk. Det er også sådan, du undgår den mest almindelige fejl i områder i formler: =SUM(B2:B99), når dataene går til række 100.
• Ctrl+A (Cmd+A) markerer det aktuelle område, altså hele blokken af data omkring den aktive celle. Tryk igen for at markere hele arket.
• Ctrl+Mellemrum markerer hele kolonnen, og Shift+Mellemrum markerer hele rækken. På en Mac kan Ctrl+Mellemrum være optaget af skift mellem tastatursprog, og det kan du ændre i Systemindstillinger.

De kan kombineres med tasterne til at flytte rundt. Vil du markere fra den aktive celle til enden af en tabel, trykker du Ctrl+Shift+Pil ned og derefter Ctrl+Shift+Pil højre. Opgaverne markér en hel tabel og markér rækker, kolonner og alt øver dem.

Redigér

Den tredje gruppe handler om at ændre det, der står i cellerne.

• F2 retter i den aktive celle med markøren til sidst, så du kan rette en formel uden at skrive den forfra eller gå op i formellinjen. På en Mac er det Ctrl+U. Inde i cellen flytter piletasterne nu markøren gennem teksten i stedet for at skifte celle.
• Esc annullerer indtastningen og sætter det tilbage, der stod før. Brug den, når du er begyndt at skrive i den forkerte celle.
• Ctrl+Enter udfylder alle markerede celler med det, du skrev. Markér et område, skriv en værdi eller en formel, tryk Ctrl+Enter, og den kommer ind i dem alle på én gang, med relative referencer tilpasset hver celle.
• Alt+Enter (Option+Return på en Mac) starter en ny linje i cellen, til en adresse eller en længere note.
• Ctrl+Z fortryder, og Ctrl+Y annullerer fortryd. Excel husker mange skridt, så du kan fortryde en hel række ændringer.
• Ctrl+C, Ctrl+X og Ctrl+V kopierer, klipper og indsætter, som alle andre steder.
• Ctrl+Alt+V (Ctrl+Cmd+V på en Mac) åbner Indsæt speciel, hvor du vælger kun at indsætte værdier eller formater eller at transponere rækker til kolonner. At indsætte værdier er måden at lave formler om til faste tal på.
• Ctrl+- (Cmd+- på en Mac) sletter de markerede rækker eller celler. Minustasten ved siden af højre Shift virker fint på et dansk tastatur. Markerer du først en hel række med Shift+Mellemrum, sletter den rækken uden at spørge.

Øv den første af dem i opgaven ret i en celle uden at skrive den forfra.

Udfyld og formler

Den fjerde gruppe er der, hvor genveje begynder at ændre måden, du bygger ark på, og ikke kun hvor hurtigt du flytter dig.

• Ctrl+D udfylder nedad: den kopierer cellen øverst i markeringen ned i resten. Markér formlen og de tomme celler under den, tryk Ctrl+D, og hele kolonnen er udfyldt med referencer, der er rykket for hver række. Ctrl+R udfylder til højre på samme måde. På en Mac er det Cmd+D og Cmd+R.
• Alt+= (Cmd+Shift+T på en Mac) indsætter Autosum. På et dansk tastatur er lighedstegnet Shift+0, så du trykker Alt+Shift+0. I cellen under en kolonne med tal skriver den SUM og gætter området:

• F4 skifter til absolutte referencer, mens du redigerer en formel. Med markøren på en reference trykker du én gang for $E$1, igen for E$1, igen for $E1 og en sidste gang for at komme tilbage til E1. På en Mac er det Cmd+T. Det er den hurtigste måde at låse en reference til en fast celle, før du kopierer en formel ned:

• Shift+F3 åbner Indsæt funktion, som viser argumenterne til den funktion, du er ved at skrive. Praktisk, når du ikke kan huske rækkefølgen af argumenterne i SUM.HVISER.

Opgaverne udfyld en formel nedad og til højre og Autosum, fortryd og gentag øver denne gruppe, og opgaven med en opsummeringstabel kombinerer F4 og Ctrl+D, som du ville gøre i en rigtig rapport.

Et tip, der sparer meget tid: mens du skriver en formel, kan du markere dens områder med tastaturet. Skriv lighedstegnet, SUM og startparentesen, brug piletasterne til at gå til den første celle, hold Shift nede og tryk Ctrl+Pil ned for at markere til enden, og skriv så slutparentesen og tryk Enter. Opgaven klik celler ind i en formel viser den samme idé med musen.

Tjek formlerne

To funktioner mere er værd at kende til, når et ark giver et tal, du ikke stoler på. Begge findes under fanen Formler i gruppen Formelrevision:

• Vis formler viser alle formler i arket i stedet for deres resultater. Klik igen for at gå tilbage. Det er den hurtigste måde at finde en celle, hvor nogen har skrevet et tal oven i en formel. Der findes også en genvej til knappen, men hvilken tast den sidder på, afhænger af tastaturlayoutet, så knappen er det sikreste valg på et dansk tastatur.
• Spor overordnede tegner pile fra de celler, den aktive formel læser fra. Brug den til at følge et tal tilbage til, hvor det kommer fra, og fjern pilene igen med Fjern pile.

Formatér

Dem her bruger du sjældnere, men hver af dem erstatter flere klik:

• Ctrl+1 (Cmd+1) åbner Formatér celler, hvor alle formater til tal, datoer, justering og kanter findes. Det er den hurtigste løsning, når en dato står som et tal.
• Ctrl+Shift+5 giver procentformat på både Windows og Mac. Shift+5 er procenttegnet på et dansk tastatur, så genvejen er let at huske.
• Ctrl+9 skjuler de markerede rækker, og Ctrl+0 skjuler de markerede kolonner.

Tabeller og filtre

• Ctrl+T laver et område om til en Excel-tabel med overskrifter, filterknapper og stribede rækker og med områder, der vokser, når du tilføjer data. Den er den samme på en Mac.
• Ctrl+Shift+L (Cmd+Shift+F på en Mac) slår filtre til eller fra for det aktuelle område. At åbne et filters rulleliste er også den hurtigste måde at se alle de forskellige værdier i en kolonne.

Projektmapper og ark

• Ctrl+S gemmer. Tryk den tit. Ligger projektmappen i OneDrive eller SharePoint med automatisk lagring slået til, gemmer den alligevel løbende.
• Shift+F11 indsætter et nyt ark.
• Ctrl+N opretter en ny projektmappe, Ctrl+W lukker projektmappen, og Ctrl+Tab skifter til næste åbne projektmappe.

De tre sidste er også genveje i browseren: nyt vindue, luk fane og næste fane. Derfor kan ingen hjemmeside fange dem, heller ikke vores gitter og mange online Excel-test. Deres sider forklarer dem, og du prøver dem i selve Excel. Ctrl+T har samme problem i en browser, så den skal du også lære i Excel.

Båndet fra tastaturet

På Windows trykker du Alt og slipper, og så kommer der bogstaver frem på alle faner og knapper på båndet. Tryk bogstaverne efter hinanden for at nå enhver kommando uden musen. I engelsk Excel justerer Alt, H, O, I bredden på de markerede kolonner, fordi H står for fanen Home, O for Format og I for AutoFit Column Width.

Du behøver ikke lære dem udenad. Tryk Alt, og læs bogstaverne, mens du går. Bogstaverne kan være nogle andre i dansk Excel end i engelske vejledninger, så det er alligevel skærmen, du skal læse dem på. Efter nogle gange bliver rækkefølgen for de kommandoer, du bruger mest, til muskelhukommelse af sig selv, og tastetip virker også til kommandoer, der ikke har nogen anden genvej. Tastetip findes kun på Windows. På en Mac klarer menulinjen og genvejene i denne guide det samme.

Genveje på en Mac

Excel til Mac har næsten de samme genveje, men tre ting snyder dem, der skifter:

• Cmd og Ctrl kan ikke bruges i flæng. De fleste genveje, der bruger Ctrl på Windows, bruger Cmd på en Mac (Cmd+C, Cmd+D, Cmd+1), men nogle bruger stadig Ctrl (Ctrl+U for at rette i en celle, Ctrl+G for Gå til og Ctrl+9 for at skjule rækker). Virker en genvej ikke, så prøv den anden tast.
• Funktionstasterne tilhører Mac'en som standard, så F2 ændrer skærmens lysstyrke i stedet for at rette i cellen. Hold Fn nede, mens du trykker dem, eller slå indstillingen til, der bruger F1, F2 og så videre som almindelige funktionstaster, i Systemindstillinger under Tastatur.
• Ctrl med piletasterne skifter skrivebord i macOS, så Excel til Mac bruger Cmd+Pil til at hoppe til kanten af dataene og Cmd+Shift+Pil til at markere dertil.

En MacBook har ingen Home-, End- eller Page Down-tast. Fn sammen med piletasterne træder i stedet, og derfor er A1 Fn+Ctrl+Venstre.

Genveje i Google Sheets

Google Sheets bruger de fleste af de samme genveje til hverdagsbrug som Excel: Ctrl+Pil og Ctrl+Shift+Pil, Ctrl+D og Ctrl+R, Ctrl+Enter, F2 for at rette i en celle, F4 for absolutte referencer og Ctrl+Mellemrum og Shift+Mellemrum for kolonner og rækker. Genvejene til formatering og menuer er mere forskellige. Tryk Ctrl+/ (Cmd+/ på en Mac) i Google Sheets, eller vælg Tastaturgenveje i menuen Hjælp, for at se hele listen for din browser. Skråstregen ligger på Shift+7 på et dansk tastatur, så menuen er tit den letteste vej. Vores guide til Google Sheets og Excel gennemgår de andre forskelle.

De tyve, du skal lære først

Lærer du kun nogle få, så lær dem her, nogenlunde i denne rækkefølge:

Sådan sidder genvejene fast

Du bliver ikke hurtigere af at læse en liste over genveje. Det gør du af at bruge dem, og de første dage går det langsommere end med musen, og det er derfor, de fleste giver op. Et par vaner får dig gennem den fase:

• Lær dem i grupper på tre til fem. Vælg en gruppe fra denne guide, for eksempel at flytte rundt, og glem resten i en uge. Genveje, der hører sammen, er lettere at huske end en tilfældig liste.
• Brug dem på dit rigtige arbejde med det samme. I det øjeblik du tager dig selv i at række ud efter musen til noget, du har en genvej til, så stop og brug genvejen, også selv om det går langsommere denne gang.
• Øv dem bevidst. Fem eller ti minutters fokuseret gentagelse om dagen slår en time en gang imellem. Alle genvejssider, der kan øves, har et lille gitter, hvor du øver tasterne, til fingrene gør det uden at tænke.
• Mål dig selv. Genvejs-speedrunnet tager tid på en række genveje. Tag det, før du begynder, og igen efter to uger, så kan du se forskellen.
• Tag musen væk. Læg musen uden for rækkevidde i ti minutter, og lav dit almindelige arbejde. Det er frustrerende, og det er den hurtigste måde at finde ud af, hvilke genveje du stadig mangler.

To uger med det her er som regel nok til, at en gruppe bliver automatisk. Så vælger du den næste.

Genveje i Excel-test

Online Excel-test er tidsbegrænsede, og det er på tastaturet, de fleste ekstra minutter findes. At markere et område med Ctrl+Shift+Pil ned i stedet for at trække, at udfylde med Ctrl+D i stedet for at kopiere og indsætte og at trykke F4 i stedet for at skrive dollartegn sparer hver især nogle sekunder, og i en test med tyve opgaver bliver de sekunder til minutter.

Nogle test spørger også direkte til genveje som videnspørgsmål: "Hvilken genvej udfylder de markerede celler med indholdet af cellen over?" eller "Hvad gør F4, mens du redigerer en formel?". Har du brugt dem, er det gratis point.

Hold øje med to ting i test, der kører i en browser. Browsergenvejene ovenfor (Ctrl+N, Ctrl+W og Ctrl+Tab) kan lukke eller skifte din fane med testen, så undgå dem. Og arbejder du normalt på en Mac, så tjek, om testens simulator forventer Windows-taster, for det gør nogle af dem. Øver du på et dansk tastatur, så husk, at tegn som lighedstegnet og skråstregen kræver Shift, også i testen. Vores guide til Excel til jobsamtalen har mere om, hvordan du forbereder dig.

Opsummering

Du behøver ikke hundredvis af genveje. Omkring femogtyve dækker næsten alt: Enter, Tab og Ctrl+Pil til at flytte rundt, Ctrl+Shift+Pil og Ctrl+A til at markere, F2, Esc og Ctrl+Enter til at redigere, Ctrl+D, F4 og Alt+= til at bygge formler og Ctrl+1 og Ctrl+Shift+L til formater og filtre. På en Mac bruger de fleste af dem Cmd, og det gør genvejene med piletaster altid. På et dansk tastatur skal du huske Shift til lighedstegnet, så Autosum er Alt+Shift+0.

Lær dem en gruppe ad gangen, brug dem på dit rigtige arbejde med det samme, og øv dem et par minutter om dagen. Opgaverne og genvejssiderne nedenfor er stedet at begynde.