Sådan sorterer du i Excel uden at blande rækkerne

Sorter i Excel ved at klikke i den kolonne, du vil sortere efter, og vælge Sortér A til Å eller Sortér Å til A under fanen Data. Excel tager hele tabellen med, hvis der ikke er tomme kolonner midt i den, så rækkerne holder sammen. Det er der, det går galt for mange. Siden her viser menuen, sortering efter flere kolonner, den fejl der blander navne og tal, og SORTER-funktionen, der laver en sorteret kopi.

Sorter i Excel efter én kolonne

Det er den almindelige sortering, og den klarer du på få sekunder:

1. Klik på en celle i den kolonne, du vil sortere efter. Markér ikke noget.
2. Vælg fanen Data.
3. Klik på Sortér A til Å for stigende rækkefølge eller Sortér Å til A for faldende.

Knapperne hedder A til Å, men de virker også på tal og datoer. Tal sorteres fra mindst til størst, og datoer fra den ældste til den nyeste. Overskriftsrækken skal være med i tabellen. Excel kender normalt en overskrift og lader den stå øverst. Gør den ikke det, åbner du Sortér og sætter hak i Mine data har overskrifter.

Alfabetisk med æ, ø og å

Excel følger sprogindstillingen i Windows. Er den dansk, kommer æ, ø og å sidst i alfabetet i den rækkefølge. Står en tekst først, fordi den har et mellemrum foran, så ret den først. Mellemrummet tæller som det første tegn.

Pas på: sorter ikke kun én kolonne

Den klassiske fejl er, at kun en del af tabellen bliver sorteret. Markerer du en enkelt kolonne eller en del af den og trykker Sortér A til Å, kan Excel finde data ved siden af og vise en sorteringsadvarsel. Den har to valg: Udvid markeringen og Fortsæt med den aktuelle markering. Vælg Udvid markeringen. Så følger rækkerne med, og Anna beholder sit salg.

Vælger du det andet, sorteres kun den ene kolonne. Resten står, som det stod, og navnene passer ikke længere til tallene. Det sker, uden at det er til at se, når tabellen er stor. Er det gået galt, så tryk Ctrl+Z med det samme.

Excel stopper også sin udvidelse ved en helt tom række eller kolonne. Har tabellen tomme rækker midt i, kommer kun en del af den med i sorteringen. Fjern dem først. Det står på siden om at fjerne tomme rækker i Excel. Vil du øve at markere en hel tabel, så prøv opgaven Markér en hel tabel. Gør du dataene til en rigtig tabel med Ctrl+T, følger alle kolonner altid med.

Sorter efter flere kolonner

Skal salgene stå i orden inden for hver region, sorterer du i to niveauer:

1. Klik i tabellen.
2. Vælg Data, og klik på Sortér.
3. Vælg første niveau: Sortér efter Region, og lad rækkefølgen stå på A til Å.
4. Klik på Tilføj niveau. Vælg Derefter efter Salg og rækkefølgen Største til mindste.
5. Klik OK.

Excel sorterer efter første niveau først. Rækker med samme region sorteres derefter efter næste niveau. Du kan have flere niveauer. Rækkefølgen af niveauerne er vigtig, så brug pilene til at flytte dem, hvis resultatet ikke er, som du forventede.

Sorter efter farve eller egen liste

Menuen kan mere end alfabetet. Åbn Sortér, og vælg Cellefarve, Skriftfarve eller Ikon under Sortér efter. Så kan du lade de røde celler stå øverst. Under Rækkefølge findes Brugerdefineret liste. Den bruger du, når rækkefølgen ikke er alfabetisk, som ved mandag, tirsdag og onsdag eller lav, mellem og høj. Excel kender ugedagene og månederne på forhånd, og du kan skrive din egen liste.

Sorter med en formel: SORTER

Menuen ændrer dine data. Rækkerne står bagefter i en ny rækkefølge, og den gamle er væk. Vil du beholde originalen, og få en sorteret kopi ved siden af, bruger du SORTER (SORT) i Excel 2021 og Microsoft 365. Kopien opdateres, når du retter i originalen. Her er sælgerne sorteret efter salg, med det største øverst:

Det andet argument er kolonnenummeret, og -1 betyder faldende. Glemmer du -1, ender den bedste nederst:

Prøv selv. Fire sælgere står i listen:

Skal formlen sortere efter flere kolonner, bruger du SORTER.EFTER (SORTBY). Den tager en sorteringskolonne og en rækkefølge ad gangen, så to niveauer er to par:

Prøv det i en opgave

Sortering er det første trin i næsten al oprydning af data. Prøv opgaven Sortér en tabel efter salg med SORTER gratis. Du skriver formlen selv, og den bliver rettet med det samme. Vil du bagefter have en sorteret liste uden gentagelser, viser opgaven En sorteret liste uden dubletter hvordan. Resten af oprydningen står i guiden Ryd op i data, og dubletterne finder du på siden om at finde og fjerne dubletter i Excel.