Fra Excel til regnskabsprogram: hvornår skal du skifte?

Mange selvstændige begynder med regnskabet i Excel. Det er gratis, når man har Excel i forvejen, man bestemmer selv, hvordan det ser ud, og de første måneder er der ikke ret mange bilag. Men på et tidspunkt bliver regnearket for lille, og for mange virksomheder kræver loven nu, at bogføringen ligger i et digitalt bogføringssystem.

Denne artikel gennemgår, hvornår du skal skifte, fordi loven siger det, hvornår det kan betale sig at skifte før, og hvordan du flytter regnskabet over uden at miste noget. Til sidst ser vi på, hvad Excel stadig er det bedste værktøj til, også når bogføringen er flyttet.

Artiklen er en praktisk gennemgang, ikke juridisk rådgivning. Er du i tvivl om, hvad der gælder for netop din virksomhed, så spørg din revisor, eller læs Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven.

Kort fortalt

• Har du et ApS eller A/S, skal du allerede bruge et digitalt bogføringssystem.
• Har du en enkeltmandsvirksomhed eller et I/S, skal du bruge et digitalt bogføringssystem fra 1. januar 2026, hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i to indkomstår i træk.
• Er du under grænsen, må du gerne blive i Excel, men du skal stadig overholde bogføringslovens almindelige regler.
• Skift før, hvis regnskabet tager for lang tid. Bruger du flere timer på momsen hvert kvartal eller på at finde bilag, betaler et regnskabsprogram sig hurtigt, og flere kan bruges gratis i starten.

Hvad bogføringsloven kræver

Den nye bogføringslov fra 2022 indfører krav om digital bogføring i flere trin. Kravet betyder, at du skal registrere virksomhedens transaktioner og opbevare bilagene i et digitalt bogføringssystem.

Hvem er omfattet

Selskaber. Virksomheder, der indsender årsrapport til Erhvervsstyrelsen, typisk ApS og A/S, er allerede omfattet.

Personligt ejede virksomheder. Fra 1. januar 2026 gælder kravet også enkeltmandsvirksomheder og andre virksomheder, der ikke aflægger årsrapport, hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i to indkomstår i træk. Det samme gælder foreninger med en erhvervsmæssig nettoomsætning over grænsen.

Et par detaljer er værd at kende:

• Det er den faktiske omsætning, der tæller, altså salget uden moms og afgifter. Ikke budgettet, og ikke omsætningen omregnet til et helt år.
• For de fleste eksisterende virksomheder var det 2024 og 2025, der afgjorde, om kravet gjaldt fra 1. januar 2026.
• En ny virksomhed bliver tidligst omfattet fra starten af sit tredje indkomstår, og kun hvis den har været over grænsen i begge de første to.
• Kravet ophører igen året efter, at omsætningen ikke længere er over 300.000 kr.

Registreret eller ikke-registreret system

Loven skelner mellem to slags digitale bogføringssystemer.

Et registreret system er et standardprogram, som udbyderen har fået registreret hos Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen har en liste over dem, og bruger du et system fra listen, kan du regne med, at det opfylder kravene. Det er udbyderen, der skal sørge for IT-sikkerheden, herunder at tage backup hver dag.

Et ikke-registreret system kan fx være et, du har bygget selv. Det er lovligt, men så er det dit eget ansvar, at det opfylder alle kravene. Et af dem er, at du skal tage en sikkerhedskopi af alle transaktioner og bilag senest en uge efter, du har bogført, og opbevare den hos en anden part på en server i EU eller EØS.

Hvad med Excel?

Excel står ikke på listen over registrerede bogføringssystemer, og et regneark gemmer hverken bilag, tager backup eller fører log over ændringer af sig selv. Du kunne i princippet bygge et ikke-registreret system med Excel som en del af det, men så skal du selv sikre og kunne dokumentere, at det hele lever op til kravene. For en lille virksomhed er det meget besvær for at spare et abonnement, der kan koste 0 kr.

Er du omfattet af kravet, er den nemme og sikre løsning derfor et registreret regnskabsprogram. Tjek, at det program, du vælger, står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.

Under grænsen gælder de almindelige regler

Er din virksomhed under grænsen, kræver loven ikke et bestemt system, og du må gerne føre regnskab i Excel. Men du er stadig bogføringspligtig, og de almindelige regler gælder:

• Registrer transaktionerne nøjagtigt og hurtigt, helst inden for den løbende måned.
• Hver postering skal kunne dokumenteres med et bilag.
• Gem regnskabsmaterialet i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det handler om. Bilag fra 2026 skal altså gemmes til udgangen af 2031.
• Gem det sikkert. Ligger regnskabet i én Excel-fil på din bærbare, så tag backup et andet sted.

Overholder man ikke reglerne, kan Erhvervsstyrelsen give et påbud, og i sidste ende kan det give bøde.

Tegn på, at du er vokset fra regnearket

Loven er ét spørgsmål. Et andet er, om Excel stadig er det hurtigste for dig. Her er de typiske tegn på, at regnearket koster dig mere tid, end det sparer:

• Momsen tager en hel aften. Du sidder hvert kvartal og summerer udgående og indgående moms, tjekker formlerne og taster tallene ind i TastSelv.
• Bilagene ligger alle vegne. Kvitteringer i en skoeske, fakturaer i mailen og billeder på telefonen, og du skal lede, hver gang tallene ikke stemmer.
• Bankafstemningen er manuel. Du sammenligner kontoudtog med regnearket linje for linje.
• Du sender mange fakturaer. Fortløbende numre, betalingsfrister og rykkere er hurtigt rodet at holde styr på i Excel.
• Du har offentlige kunder. Kommuner, regioner og staten skal have en elektronisk faktura, og en pdf er ikke nok. Det klarer et regnskabsprogram for dig.
• Din revisor bruger lang tid på dit regneark. Et regnskab i et program kan revisoren åbne og gennemgå direkte. Et hjemmebygget regneark skal først forstås celle for celle, og den tid kan ses på regningen.
• Du er bange for at slette en formel. Når regnskabet afhænger af ét regneark, som kun du forstår, er en fejl i en formel en fejl i regnskabet, og ingen opdager den.

Genkender du to eller tre af dem, kan det godt betale sig at skifte, også selv om loven ikke kræver det endnu.

Hvad et regnskabsprogram gør, som Excel ikke gør

Et regnskabsprogram er bygget til netop den opgave, du har lavet i Excel, og det meste af besparelsen kommer fra automatik:

• Bankforbindelse. Programmet henter dine bankposteringer selv, og du skal bare matche dem med et bilag. Nogle programmer foreslår også selv, hvilket bilag der passer.
• Bilag fra telefonen. Du tager et billede af kvitteringen eller sender den med mail, og så ligger bilaget ved posteringen.
• Moms med få klik. Programmet regner momsen ud fra posteringerne og kan indberette den direkte til Skattestyrelsen.
• Fakturaer. Fortløbende numre, dit logo, betalingsoplysninger, elektroniske fakturaer og overblik over, hvem der mangler at betale.
• En kontoplan, der hænger sammen. Resultatopgørelse og balance kommer ud af posteringerne, uden at du bygger dem selv.
• Sporbarhed og backup. Posteringer kan rettes, men ikke forsvinde, og udbyderen tager backup.
• Adgang for revisoren. Du giver revisoren adgang i stedet for at sende filer frem og tilbage.

Hvad Excel stadig er bedst til

At bogføringen flytter, betyder ikke, at du skal lægge Excel væk. Et regnskabsprogram er godt til at registrere det, der er sket. Excel er bedre til at regne på det, der skal ske, og til at analysere det, der er sket.

• Budget og likviditetsbudget. Hvad har du råd til de næste tolv måneder, og hvornår bliver der stramt på kontoen?
• Prisberegning. Hvad skal en opgave koste, når timer, materialer, avance og moms er med?
• Analyse af eksporterede tal. Eksportér posteringerne fra regnskabsprogrammet, og læg dem sammen pr. kunde, pr. måned eller pr. projekt med SUM.HVISER og opsummeringstabeller.
• Tilbud og kalkuler, der skal tilpasses hver kunde.

Til de opgaver skal du kunne et par formler rigtig godt. Med =B2*0,25 finder du momsen af et beløb uden moms, og med =B2*0,8 finder du beløbet uden moms, når du kender prisen med moms. SUM.HVISER lægger posteringer sammen pr. konto og måned, AFRUND sørger for, at øren passer, og SLUT.PÅ.MÅNED giver dig periodens sidste dag. Opgaverne nedenfor træner dem, og vores guide Excel til økonomi og regnskab går i dybden.

Sådan skifter du fra Excel

Skiftet er mindre arbejde, end mange tror, især hvis du gør det på det rigtige tidspunkt.

1. Vælg en startdato. Det nemmeste er starten på et regnskabsår. Næstbedst er starten på en momsperiode, så hver momsangivelse kommer fra ét sted.
2. Opret virksomheden i programmet. Navn, CVR-nummer, regnskabsår og momsperiode. De fleste programmer foreslår en standardkontoplan, og den er god nok til de fleste små virksomheder.
3. Forbind banken. Så kommer posteringerne ind af sig selv fra startdatoen.
4. Indtast åbningsbalancen. Bank, tilgodehavender, gæld og skyldig moms på startdatoen. Har du en revisor, så få tallene derfra.
5. Flyt de åbne fakturaer. Fakturaer, som kunderne endnu ikke har betalt, skal ind, så du kan se, når de bliver betalt.
6. Gem det gamle regnskab. Excel-filerne og bilagene fra før skiftet skal gemmes i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Læg dem et sikkert sted, gerne to.
7. Kør begge dele en måned, hvis du er nervøs. Bogfør i programmet, og tjek momsen mod dit gamle regneark første gang. Når tallene stemmer, kan du stoppe med regnearket.

Hvilket program skal du vælge?

Der er mange regnskabsprogrammer til små virksomheder i Danmark, og flere af dem kan bruges gratis, til virksomheden vokser. To af dem, der er populære blandt selvstændige, er:

• Dinero er gratis med ubegrænset antal fakturaer og posteringer, så længe omsætningen er under 100.000 kr. over de seneste 12 måneder.
• Shine Regnskab, der tidligere hed Billy, har en gratis plan med 3 fakturaer og 10 udgiftsbilag om måneden og betalte planer uden grænse for omsætningen.

Begge står på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Vi sammenligner dem med hinanden og med Excel i Excel, Shine eller Dinero. Andre kendte programmer er fx e-conomic og Uniconta, som især bruges af lidt større virksomheder.

Sammenfatning

Du skal skifte fra Excel til et digitalt bogføringssystem, når loven kræver det: med det samme, hvis du har et selskab, og fra 1. januar 2026, hvis din personligt ejede virksomhed har haft en nettoomsætning over 300.000 kr. i to indkomstår i træk. Excel står ikke på listen over registrerede bogføringssystemer, så den nemme løsning er et registreret regnskabsprogram.

Under grænsen må du gerne blive i Excel, men skift alligevel, når momsen, bankafstemningen og jagten på bilag tager mere tid end et regnskabsprogram koster. Vælg starten på et regnskabsår eller en momsperiode, flyt åbningsbalancen og de åbne fakturaer, og gem det gamle regnskab i 5 år. Og behold Excel til budgetter, priser og analyser, for det er stadig det bedste værktøj til at regne på din virksomhed.